BAB IV

PEDOMAN OPERASIONAL PENYELENGGARAAN

ADMINISTRASI PENDIDIKAN

Tujuan Pembelajaran

Setelah mengikuti secara aktif kegiatan proses pembelajaran, mahasiswa yang mengambil mata kuliah Administrasi dan Supervisi Pendidikan diharapkan akan dapat:

1. Menjelaskan mekanisme penyelenggaraan Administrasi Pendidikan.

2. Menjelaskan jenis-jenis kegiatan penyelenggaraan Administrasi Pendidikan.

3. Menjelaskan jenis-jenis instrumen Administrasi Pendidikan

4. Menjelaskan kegiatan ketataushaan sekolah.

5. Menjelaskan kriteria dan penggunaan evaluasi pelaksaan kegiatan Administrasi.

PEMBAHASAN MATERI PEMBELAJARAN

A. MEKANISME PENYELENGGARAAN ADMINISTRASI PENDIDIKAN DAN JENIS-JENIS KEGIATANNYA

Penyelenggaraan kegiatan administrasi pendidikan erat kaitannya dengan kelancaran pelaksanaan kegiatan belajar mengajar di sekolah. Karena itu sangat diperlukan suatu sistem administrasi yang mantap dengan mekanisme kegiatan yang relevan dan bervariasi sesuai dengan kebutuhan akan pembinaan pendidikan yang lebih efektif. Materi sajian pada bagian ini merupakan penjabaran kegiatan-kegiatan administrasi pendidikan yang terdapat dalam buku pedoman administrasi dan supervisi pendidikan (buku IIID), juga sebagain ramuan direkam dari buku Petunjuk Administrasi Sekolah (keputusan bersama Mendikbud dan Mendagri No. 0286A/U/1983 dan No. 33 tahun 1983). Serta petunjuk pelaksanaan kurikulum SMA Tahun 1984.

1. Kegiatan Mengatur Pengajaran

Kegiatan mengatur pengajaran adalah keseluruhan proses penyelenggaraan kegiatan di bidang pengajaran yang bertujuan agar seluruh kegiatan pengajaran dapat terlaksana secara berdayaguna dan berhasilguna. Kegiatan mengajar pengajaran berkaitan erat dengan proses belajar mengajar, karena itu ia berfungsi sebagai pedoman dalam pengelolaan kegiatan pengajaran agar pengajaran di sekolah dapat berjalan secara terencana, terorganisir, terlaksana dan terkendali dengan baik. Pelaksanaan kegiatan mengatur pengajaran di sekolah pada hakekatnya dapat dikelompokkan atas tiga kegiatan pokok, yakni:

Kegiatan yang berhubungan dengan tugas kepala sekolah.
Kegiatan yang berhubungan dengan tugas guru, dan
kegiatan yang berhubungan dengan PBM.

a. Kegiatan yang berhubungan dengan tugas kepala sekolah.

Kegiatan kepala sekolah secara menyeleuruh tercantum di dalam program kerja tahunan. Untuk mencapai sasaran secara optimal diperluakan alokasi kegiatan yang meliputi kegiatan tahunan, semesteran/caturwulan, bulanan, mingguan, harian, serta kegiatan-kegiatan khusus menjelang tahun ajaran baru dan akhir tahun ajaran. Kegiatan-kegiatan tersebut dapat dijabarkan sebagai berikut:

a) Kegiatan awal tahun ajaran baru adalah menetapkan rencana pendidikan dan pengajaran untuk tahun ajaran yang akan berjalan, yang meliputi:

(a) Mengatur kebutuhan akan tenaga guru sehubungan dengan perpindahan, dan lain-lain.

(b) Distribusi tugas beban mengajar guru.

(d) Mengatur kebutuhan akan buku-buku pelajaran/pegangan.

(e) Mengatur kebutuhan alat-alat pelajaran, baik alat peraga/ media pendidikan maupun alat bantu lainnya.

(f) Mengadakan pertemuan/rapat tahun ajaran.

(g) Mengadakan perbaikana alat-alat pengajaran/kantor .

(h) Menyelenggaraan pengisian buku induk murid dengan nilai rapor semester/caturwulan terakhir.

b) Kegiatan Bulanan (terdiri dari awal bulan dan akhir bulan).

Kegiatan awal bulan:

(a) Melakukan penyelesaian kegiatan yang berhubungan dengan gaji guru/pegawai, laporan bulanan, rencana keperluan kantor dan belanja bulanan.

(b) Mengadakan pemeriksaan secara umum terhadap daftar kehadiran murid perkelas; daftar hadir guru dan pegawai termasuk penjaga sekolah; SAP/SP, kumpulan bahan evaluasi; diagram daya serap murid; dan catatan pelaksanaan bimbingan dan konseling.

(c) Memberikan petunjuk dan menyampaikan catatan kepada guru-guru tentang keadaan murid yang perlu mendapat perhatian khusus, kejadian-kejadian yang perlu diatasi, dan pembinaan kegiatan murid lainnya.

Kegiatan Akhir bulan:

(a) Mengadakan pemeriksaan kas dan menutup buku kas.

(b) Pertanggungan jawab keuangan dan belanja lainnya.

(c) Mengadakan evaluasi terhadap persediaan dan penggunaan alat, pengadaan alat bantu pendidikan termasuk efektivitas pemakaiannya.

(d) Menutup mutasi murid, membuat laporan bulanan.

(e) Membuat persensi murid dan guru untuk bulan berikutnya.

c) Kegiatan Mingguan:

(a) Memeriksa buku agenda dan arsip-arsip sekolah lainnya.

(b) Menyelesaikan kasus kejadian minggu sebelumnya, termasuk ketidakhadiran murid, guru dan pegawai sekolah.

(d) Mengecek alat-alat peraga dan alat bantu lainnya.

d) Kegiatan harian:

(a) Memeriksa daftar hadir guru dan pegawaia sekolah.

(b) Memeriksa persiapan mengajar guru-guru.

(d) Menyelesaikan surat-surat dan menerima tamu.

(e) Mengadakan pengawasan umum terhadap berlangsungnya pelajaran di sekolah khususnya di setiap kelas.

(f) Mengadakan pengecekan dan mengatasi berbagai masalah di sekolah.

(g) Mengerjakan buku murid (buku induk dan klapper) bila ada murid yang pindah keluar atau masuk.

e) Kegiatan menjelang akhir tahun ajaran

(a) Menutup buku inventaris perlengkapan (perbekalan) dan membuat neraca tahunan.

(b) Menyelenggarakan EBTA/EBTANAS sesuai dengan petunju pelaksanaannya.

(d) Melaksanakan evaluasi kegiatan belajar mengajar pada tahun ajaran yang sedang berjalan (yang bersangkutan).

(e) Menyusun rencana perbaikan sekolah (jika perlu).

(f) Menyusun rencana perbaikan dan pemeliharaan alat-alat kelengkapan pengajaran/kantor dan sekolah.

(g) Membuat laporan akhir tahun ajaran tentang;

- Penyelenggaraan rapat kenaikan tingkat/kelas.

- Pengisian buku laporan pendidikan dan buku induk murid-murid oleh guru.

- Pengisian STTB dan registrasi lulusan/tamatan.

- Upacara tutup tahun ajaran dan kenaikan tingkat/kelas

- Penyerahan buku laporan pendidikan dan pelepasan.

- Laporan hasil kenaikan tingkat/kelas

(h) Mengembangkan pelaksanaan program peningkatan dan pembinaan guru serta staf sekolah lainnya melalui kegiatan penataran, lokakarya (workshop), pertemuan ilmiah, program pendidikan lanjutan dan pencangkokan (magang) pada bidang yang relevan dengan bidang tugasnya masing-masing.

(i) Melengkapi ketatausahaan sekolah.

(j) Melaksanakan kegiatan penerimaan murid baru sesuai petunjuk pelaksanaan penerimaan murid baru yang ditetapkan.

b. Kegiatan yang berhubungan dengan tugas guru

Guru berfungsi selaku guru kelas atau guru bidang studi, yaitu selain selaku pengelola proses belajar mengajar juga sebagian bertugas selaku pembantu kepala sekolah dalam melaksanakan tugas-tugas administrasi sekolah sehari-hari.

a) Tugas guru selaku pengelola PBM, meliputi:

(a) Merencanakan dan mengembangkan program satuan pelajaran berdasarkan PPSI.

(b) Melaksanakan penyajian pendidikan dan pengajaran.

b) Tugas guru selaku pembantu kepala sekolah, meliputi:

(a) Urusan administrasi umum;

(b) Urusan pendidikan dan pengajaran;

(d) Urusan perlengkapan sekolah;

(e) Urusan keuangan sekolah/kelas;

(f) Urusan bimbingan dan konseling;

(g) Urusan kegiatan ekstra kurikuler; dan

(h) Urusan kemasyarakatn.

c. Kegiatan yang berhubungan PBM

Berdasarkan pedoman penyusunan kalender pendidikan yang diterbitkan oleh Depdikbud, maka kegiatan PBM terdiri dari:

a) Persiapan mengajar;

Persiapan mengajar mencakup semua kegiatan yang dilakukan dalam mempersiapkan segala sesuatu yang diperlukan sebelum melaksanakan PBM. Tujuannya ialah:

- Menjabarkan kegiatan dan bahan yang akan disajikan guru dalam tahap pelaksanaan pengajaran:

- Memberikan arah tugas yang harus ditempuh guru dalam PBM.

- Mempermudah guru dalam melaksanakan tugasnya dalam PBM.

- Sebagai dasar untuk pengawasan dan penilaian dalam pelaksanaan pengajaran di kelas.

b) Penyajian pelajaran:

Penyajian pelajaran ialah interaksi guru dan murid dalam usaha mencapai tujuan pengajaran, yaitu untuk memperoleh pengetahuan, menumbuhkan dan mengembangkan keterampilan; serta membentuk sikap murid.

c) Evaluasi hasil belajar:

Evaluasi hasil belajar ialah kegiatan menilai kemampuan murid sesudah mengikuti PBM selama waktu tertentu.

Fungsi dan tujuannya adalah:

(a) Menilai tingkat pengetahuan, ketrampilan dan sikap murid-murid.

(b) Menilai efektivitas dan efisiensi penggunaan metoda, alat/media pengajaran dan sarana pengajaran lainnya.

(d) Menjadi dasar pertimbangan bagi penentuan pengelompokan, kenaikan tingkat dan tamat belajar.

(e) Mengetahui tingkat kemajuan belajar murid, baik secara perorangan maupun dalam hubungannya kelompok.

(f) Menjadi sumber data masukan bagi kegiatan belajar mengajar selanjutnya serta data laporan bagi kepala sekolah.

(g) Menjadi dasar pertimbangan dalam melakukan kegiatan BK.

Evaluasi hasil belajar terdiri atas:

(a) Tes formatif, yaitu kegiatan penilaian yang dilakukan yang berkaitan dengan satuan pelajaran tertentu, dengan kata lain setelah selesai menyajikan suatu pokok bahasan tertentu.

(b) Tes sumatif, ialah kegiatan penilaian yang dilakukan pada setiap caturwulan, tengah semester atau akhir semester.

Untuk melaksanakan evaluasi hasil belajar pada umumnya ditempuh langkah-langkah sebagai berikut:

(a) Menetapkan bentuk, jenis dan jumlah tes yang akan digunakan.

(b) Menetapkan waktu, bobot dan aspek-aspek yang akan diukur.

(d) Menyusun ansersheet (lembar jawaban) dan kunci jawaban.

(e) Melaksanakan tes setelah (c dan d) digandakan.

(f) Mengumpulkan dan menilai hasil pekerjaan murid-murid.

(g) Mengisi daftar nilai dan membuat nilai rata-rata murid.

d) Kenaikan kelas (tingkat)

Kenaikan tingkat ialah perpindahan murid dari satu ke kelas/ tingkat berikutnya yang lebih tinggi dari kelas/tingkat sebelumnya. Fungsi dan tujuannya ialah:

(a) Agar murid dapat mengikuti pendidikan lebih lanjut;

(b) Merangsang murid-murid untuk belajar lebih giat;

(c) Sebagai pernyataan bahwa murid yang bersangkutan telah berhasil menyelesaikan program pendidikan tertentu dan berhak mengikuti program pendidikan pada tingkat berikutnya.

e) Tamat belajar

Tamat belajar bagi setiap murid apalagi murid tersebut telah menyelesaikan program pendidikan berdasarkan nilai EBTA dari semua bidang studi yang telah diajarkan dengan mempertimbangkan pula nilai caturwulan dari I dan II pada tingkat terakhir: dengan pedoman yang telah ditetapkan.

f) Bimbingan dan konseling

Bimbingan dan konseling diberikan oleh guru/petugas khusus dalam rangka meningkatkan secara optimal hasil belajar murid yang bertujuan untuk mendorong pertumbuhan dan perkem-bangan sikap sosial, pengetahuan dan ketrampilan murid dalam mempersiapkan diri untuk ikut serta dalam pembangunan.

g) Supervisi

Kepala sekolah secara kontinyu dan terprogram melakukan supervisi kepada guru-guru di setiap kelas, terutama ditujukan untuk memperbaiki proses belajar mengajar bidang studi tertentu. Berbagai kelemahan dapat ditemukan dengan merujuk pada tingkat pencapaian target/tujuan kurikulum bidang studi tertentu dan atas dasar itu pula ia berusaha untuk mengadakan perbaikan-perbaikan seperlunya.

2. Kegiatan Mengatur Kesiswaan

Kegiatan mengatur kesiswaan mencakup ruang lingkup kegiatan pencatatan data dan pelaporan tentang keadaan murid, tujuan dari penerimaan sebagai murid baru pada sekolah tersebut sampai pada saat murid tersebut meninggalkan sekolah. Kepala sekolah selaku administrator bertanggung jawab atas terlaksananya pencatatan data dan pelaporan yang meliputi:

(a) Penerimaan murid baru;

(b) Pengelompokkan murid;

(d) Penilaian kemajuan belajar murid;

(e) Laporan naik tidaknya murid;

(f) Bimbingan kepada murid-murid;

(g) Laporan pelayanan kepada murid; (pelayanan kesehatan).

(h) Mutasi (perpindahan masuk atau keluarnya) murid.

Pencatatan data murid

Pencatatan data murid berasal dari beberapa sumber yang diambil dari kegiatan pencatatan awal tahun ajaran baru, selama tahun ajaran, akhir tahun ajaran yang bersangkutan. Dalam proses pencatatan data dan informasi, pedoman administrasi ini menggunakan dua periode batasan tahunan pencatatan, yaitu:

(a) Tahun anggaran, adalah periode pencatatan data/informasi yang terjadi sejak 1 April tahun yang bersangkutan s/d 31 Maret tahun berikutnya. Periode ini dipergunakan untuk pencatatan data dan informasi yang berhubungan dengan administrasi keuangan dan administrasi perlengkapan/barang inventaris.

(b) Tahun ajaran, adalah periode pencatatan data/informasi yang terjadi sejak awal Juli tahun yang bersangkutan s/d akhir Juni tahun berikutnya. Periode ini dipergunakan untuk pencatatan data/informasi yang berhubungan dengan administrasi program pengajaran, administrasi murid, administrasi perlengkapan dan administrasi personalia.

Pencatatan data/informasi murid meliputi kegiatan sebagai berikut:

(a) Mengatur penerimaan murid berdasarkan kriteria penerimaan murid baru yang telah ditetapkan oleh depdikbud.

(b) Mengatur pengelompokan murid menurut kriteria pengelompokan yang telah ditetapkan.

(d) Mengatur pelaksanaan pemilihan program pengajaran.

(e) Mengatur kehadiran dan ketidak hadiran murid.

(f) Mengatur kepanasihatan murid dalam pemilihan program studi.

(g) Mengatur pelaksanaan program kurikuler dan ekstra kurikuler.

(h) Mengatur kegiatan siswa dalam organisasi intra sekolah.

(i) Mengatur masalah mutasi murid, baik keluar maupun masuk.

(j) Mengatur pemeriksaan dan perawatan kesehatan murid.

(k) Mengatur waktu-waktu liburan sekolah.

(l) Mengatur kenaikan dan ketidak naikan murid-murid.

(m) Mengatur laporan kemajuan belajar murid-murid .

(n) Mengatur pelaksanaan penamatan dan pelepasan murid.

(o) Mengatur penyusunan biodata murid-murid.

(p) Mengatur pelaksanaan pengisian buku induk murid dan sebagainya

b. Pelaporan

Administrasi kemuridan selain berfungsi mengatur pencatatan data/informasi di sekolah, juga berfungsi sebagai pelaporan. Data/ informasi pendidikan sangat penting, diperlukan untuk penyusunaan perencanaan pendidikan baik untuk unit kerja yang paling terendah maupun pada tingkat nasional. Berbagai laporan tentang murid dapat disusun sesuai dengan kebutuhan, baik laporan tahunan, semesteran, caturwulan, maupun bulanan. Laporan tersebut meliputi data/informasi tentang:

(a) Keadaan murid setiap tahun menurut jumlah, jenis kelamin tingkat/kelas, umur, pekerjaan orang tua dan latar belakang sosial ekonomi keluarga dan sebagainya.

(b) Keadaan perpindahan murid (mutasi) baik masuk maupun keluarnya murid dari sekolah ke sekolah lain.

(d) Keadaan penerimaan murid baru setiap tahun dan murid lama yang naik tidaknya ke kelas berikutnya.

(e) Keadaan kemajuan belajar murid-murid

(f) Keadaan calon peserta EBTA/EBTANAS dan lulus tidaknya dalam EBTA/EBTANAS tersebut.

(g) Keadaan pelaksanaan kegiatan kurikuler dan ekstra kurikuler

(h) Partisipasi siswa dalam berbagai kegiatan sosial kemasyarakatan, dan sebagainya.

3. Kegiatan mengatur personalia (Kepegawaian)

Kegiatan mengatur personalia adalah usaha menata dan mendaya-gunakan/memanfaatkan potensi manusiawi yang sesuai dengan kebutuhan, peranan dan profesinya untuk mencapai tujuan pendidikan dan pengajaran di sekolah. Di sekolah, personil dimaksudkan terdiri dari:

- Kepala sekolah (pimpinan sekolah)

- Guru-guru (tenaga edukatif)

- Karyawan tata usaha (tenaga administrasi)

- Tenaga ahli atau tenaga teknis

- Tenaga lain yang diperlukan oleh sekolah.

Kepala sekolah wajib mendayagunakan (mendayagunakan, membina, mengarahkan dan meningkatkan) seluruh potensi manusiawi yang ada di sekolah secara efektif dan efisien agar tujuan penyelenggaraan pendidikan dapat tercapai seoptimal mungkin. Pendayagunaan ini dapat dilakukan dengan kemampuan masing-masing personil yang ada. Tugas mana dapat dilaksanakan dengan baik apabila setiap personil ditempatkan sesuai dengan kemampuannya, serta adanya “job description” yang jelas dan tepat bagi setiap pelaksana tugas di sekolah. Untuk mencapai tujuan dalam pelaksanaan kegiatan mengatur personil sekolah, maka ada beberapa kegiatan yang perlu dilaksanakan, antara lain sebagai berikut:

a. Meyusun rencana pengadaan dan pengangkatan personil

a) Usul pemerintahan pengadaan tenaga guru, tenaga administrasi dan tenaga teknis lainnya disertakan rencana terurai yang didukung oleh data/informasi tentang :

(a) Beberapa jumlah murid yang akan diterima dan yang ada.

(b) Nama guru yang mengajar di kelas I, II, dan III untuk SMTP dan SMTA, kelas IV, V dan VI untuk sekolah dasar.

(d) Nama guru yang selain mengajar juga melaksanakan tugas membantu kepala sekolah dibidang administrasi sekolah.

(e) Nama guru yang diberi tugas khusus mengurus kepramukaan, UKS, koperasi, dan sebagainya.

(f) Melengkapi bekas usul pelamaran dari setiap calon pelamar sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan oleh yang berwewenang di bidang kepegawaian

b) Usul pengangkatan tenaga personil sekolah (prosedurnya sama usul pengangkatan pegawai negeri sipil).

(a) Calon pegawai negeri sipil yang telah diangkat menjadi pegawai negeri sipil setelah yang bersangkutan memenuhi syarat-syarat yang telah ditetapkan.

(b) Masa percobaan sebagai calon pegawai negeri sipil berlangsung antara 1 s/d 2 tahun, atau lebih.

(c) Calon pegawai negeri sipil yang telah menjalani masa percobaan lebih dari 2 tahun, dan telah memenuhi syarat untuk diangkat menjadi pegawai negeri sipil, tetapi satu dan lain hal ia belum dapat diangkat di luar kesalahan calon pegawai negeri sipil yang bersangkutan, maka pengangkatannya hanya dapat dilakukan setelah mendapat persetujuan dari kepala badan administrasi Negara (BAKN).

c) Pemberhentian calon pegawai negeri sipil.

Seorang pegawai negeri sipil sebagai calon setelah menjalankan masa percobaan minimal 2 tahun dan masih memenuhi syarat-syarat yang telah ditetapkan, maka yang bersangkutan dapat diusulkan untuk diberhentikan apabila:

(a) Tidak menunjukkan kecakapan dalam melaksanakan tugasnya.

(b) Sering melakukan pelanggaran terhadap ketentuan-ketentuan yang berlaku, umumnya sering terlambat masuk kantor/pulang kantor lebih cepat, sering tidak masuk kantor tanpa alasan yang sah, suka meninggalkan tempat kerja sebelum waktu istirahat, dan sebagainya.

(c) Menunjukkan sikap dan budi pekerti yang buruk/jelek yang dapat mengganggu lingkungan pekerjaan atau pergaulan sesama karyawan.

(d) Tidak memenuhi syarat-syarat kesehatan dan kecakapan.

(e) Minta berhenti sendiri dari pegawa negeri sipil yang bersangkutan.

b. Menyusun dan mengajukan usul kenaikan pangkat dan gaji berkala (KGB)

a) Usul kenaikan pangkat, bagi pegawai negeri sipil yang telah memenuhi syarat kenaikan pangkat pada salah satu jenis kenaikan pangkat berikut ini:

- Kenaikan pangkat reguler;

- Kenaikan pangkat pilihan;

- Kenaikan pangkat istimewa;

- Kenaikan pangkat diluar instansi induk;

- Kenaikan pangkat wajib militer;

- Kenaikan pangkat penyusuaian ijazah;

- Kenaikan pangkat anumerta;

- Kenaikan pangkat tugas belajar;

- Kenaikan pangkat sebagai pejabat negara;

- Kenaikan pangkat lain-lain yang ditentukan dalam peraturan perundang-perundangan yang berlaku.

Uraian tentang masing-masing jenis kenaikan pangkat dan syarat-syarat untuk naik pangkat tersebut di atas akan diuraikan lebih terinci pada Bab V bagian kedua akhir buku/ diktat ini, tentang Peraturan Perundang-Undagan.

b) Usul pemindahan (mutasi) dan pergeseran (transfer).

a) Pemindahan atas kemauan/permintaan sendiri dapat dilakukan dengan alasan:

- Kepentingan keluarga (mengikuti suami/ister);

- Mencari pengalaman kerja di bidang lain ;

- Untuk perbaikan nasib.

Usul pemindahan ini dapat dilakukan dalam bentuk:

- Pindah departemen

- Pindah antar bagian (transfer)

- Pindah antar jabatan (promosi)

- Pindah antar daerah kerja dsb.

b) Pemindahan tidak atas kemauan/permintaan sendiri, dilakukan terhadap seorang pegawai negeri sipil yang mendapat hukuman jabatan atau untuk penyegaran dalam lingkungan kerjanya (tour of duty) atau dalam rangka penyederhanaan organisasi.

c) Pemindahan karena kepentingan dinas, adalah pemindahan untuk mengisi lowongan dalam jabatan tertentu yang ternyata kosong dan sangat penting, atau dalam rangka pembinaan dan pengembangan karier.

d) Usul pemindahan karena efisiensi kerja untuk mencapai produktivitas kerja di lingkungan departemennya.

c) Usul pemberian cuti, yang terdiri dari jenis-jenis cuti sebagai berikut: cuti tahunan, cuti besar, cuti sakit, cuti karena alasan penting, cuti di luar tanggungan negara, cuti bersalin, cuti lain yang ditetapkan oleh Undang-undang. Semua permintaan jenis cuti di atas akan dijelaskan lebih terinci dalam Bab V bagian kedua akhir buku/diktat ini tentang Peraturan Perundangan di bidang kepegawaian.

d) Menurut tata kerja pegawai dalam rangka penetapan gaji dan pensiun, yaitu masa kerja sebagai pengalaman kerja baik pada instansi pemerintah, maupun badan usaha swasta, dan masa kerja sebagai masa bakti veteran. Masa kerja terdiri dari:

(a) Masa kerja penuh, yaitu masa kerja selama pegawai negeri sipil yang bersangkutan belum diperhitungkan masa kerjanya sejak pengangkatan pertama sampai pada saat yang bersangkutan diperhitungkan masa kerjanya. Masa kerja yang dihitung penuh adalah:

- Selama menjadi pegawai negeri sipil atau ABRI, kecuali selama menjalankan cuti di luar tanggungan Negara.

- Selama menjadi pejabat Negara (DPR/DPRD MPR, dsb).

- Selama menjalankan tugas pemerintah pada BUTSI, lokal staff, perwakilan dari diluar negeri, pamong, lembaga pendidikan badan internasional, staf kedutaan, pegawai pada perusahaan negara, bank negara dan sebagainya.

- Selama menjalankan wajib militer, bela negara, sukarelawan, dan lain-lain.

- Selama menjalankan wajib kerja, wajib kerja sarjana, wajib kerja tenaga medis/para medis, dan lain-lain.

Contoh menghitung masa kerja penuh:

· Sebagai wajib militer : 2 tahun 3 bulan 18 hari

· Sebagai wajib sarjana : 1 tahun 1 bulan 10 hari

Sebagai pejabat Negara: 2 tahun 5 bulan 4 hari

5 tahun 9 bulan 32 hari

Yang dapat diperhitungkan untuk penetapan gaji pertama adalah 5 tahun 10 bulan.

(b) Masa kerja setengah, adalah masa kerja badan hukum diluar badan-badan pemerintah (baik swasta nasional maupun swasta asing) yang tiap kali tidak kurang dari 1 tahun secara terus menerus dengan ketentuan bahwa masa kerja tersebut diperhitungkan sebanyak-banyaknya 10 tahun.

Contoh menghitung masa kerja setengah (tidak penuh) untuk seorang pegawai yang mempunyai masa kerja pada perusahaan swasta berbentuk badan hukum, sebagai berikut:

· Bekerja pada perusahaan swasta A selama 11 bulan

Bekerja pada perusahaan swasta B selama 10 bulan

Bekerja selama masa ……………………… = 21 bulan

Catatan : Dalam hal demikian, masa kerja tidak dapat diperhitungkan tiap kali mamas kerja yang kurang dari 1 bulan untuk tiap instansi tidak dihitung (dihapus dari masa kerja).

e) Mengurus kesejahteraan sosial staf sekolah (guru dan pegawai lainnya). Selain gaji dan tunjangan pegawai, yang telah dijelaskan di atas, ditetapkan pula beberapa usaha yang bertujuan untuk meningkatkan kesejahteraan pegawai, antara lain:

(a) TASPEN (Tabungan Asuransi Pegawai Negeri), yang diatur penyelenggaraannya dalam PP. No. 9 Tahun 1963, Sbb:

(1) Kelengakapan anggota TASPEN yang meliputi: nama lengkap, tanggal lahir, tempat lahir, mulai bekerja/diangkat sebagai pegawai instansi tempat bekerja, tempat tinggal (alamat).

(2) Hak peserta TASPEN; peserta TASPEN berhak menerima sejumlah uang asuransi yaitu pada saat peserta tersebut berhenti sebagai pegawai negeri, baik karena pemerintahan sendiri, meninggal dunia, pensiun, ataupun sebab-sebab lainnya, dengan syarat:

Bagi peserta yang berhenti, syarat-syaratnya:

- SK pengangkatan pertama sebagai pegawai negeri.

- SK pemberhentian sebagai pegawai negeri.

- Surat keterangan penghentian pembayaran (SKPP) dari pembuat daftar gaji yang disahkan oleh pimpinan unit organisasi.

Bagi peserta yang meninggal dunia (oleh ahli warisnya) dilengkapi dengan SKPP. Sedangkan bagi peserta yang pendiun persyaratannya sama dengan peserta yang berhenti sebagai pegawai negeri sipil diatas.

(b) ASKES (Asuransi Kesehatan Pegawai) diatur berdasarkan KEPRES No. 230 tahun 1968, tanggal 15 Juli 1968, yang menetapkan peraturan pemeliharaan kesehatan pegawai Negara/penerima pensiun beserta keluarganya, meliputi:

(1) Pengobatan (Perawatan dan Imunisasi) oleh dokter, baik dokter negeri (pemerintah) maupun dokter swata.

(2) Pertolongan/perawatan persalinan pada rumah sakit bersalin oleh dokter, bidan, petugas kesehatan lain.

(3) Obat-obatan dari Apotik berdasarkan resep dokter/rumah sakit, baik apotek pemerintah maupun swasta.

(4) Pemeriksaan, pengukuran dan pemasangan kacamata.

(5) Pengobatan, perawatan dan rehabilitasi bagi pegawai negeri sipil yang mengalami kecelakaan dan menderita cacad dalam dan karena menjalankan tugas kewajibannya, dan biaya pengobatan bagi mereka yang tewas/wafat ditambah dengan uang tunjangan kematian/uang duka.

Kepala sekolah wajib memberikan bantuan kepada pegawai/ guru dan pensiunan beserta keluarganya (istri dan anak usia dibawah 21 tahun) untuk memperolaeh jaminan pelayanan kesehatan yang layak seperti telah disebutkan diatas, edngan membantu penyelesaian administrasi untuk pemilikan kartu tanda pengenal dari Dinas Kesehatan. Dengan demikian pula syarat-syarat administratif bagi pelayanan kesehatan, tunjangan cacad, uang duka bagi pegawai/gurur yang terkena musibah.

(c) Koperasi Pegawai Negeri (diatur dalam UU No. 12/1967) tentang pokok-pokok perkoperasian sebagai pelindung usaha peningkatan kesejahteraan rakyat umum termasuk pegawai/ guru-guru di sekolah.

(d) Tabanas Sukarela bagi pegawai negeri sebagai persiapan bagi pegawai negeri dalam berbagai kepentingan yang diperlukan secara mendadak, seperti pembayaran SPP, menjelang lebaran, ulang tahun anak-anaknya dan sebagainya.

f) Usul pemberhentian pegawai/guru, baik atas permintaan sendiri maupun tidak atas permintaan sendiri. (Diataur dalam PP No. 32 tahun 1979).

(a) Pemberhentian sebagai pegawai negeri sipil sehingga yang bersangkutan kehilangan statusnya sebagai pegawai negeri sipil.

(b) Pemberhentian dari jabatan yang mengakibatkan yang bersangkutan tidak bekerja lagi pada satuan organisasi negeri/negara tetapi tetap berstatus sebagai pegawai negeri sipil tetap.

Pegawai negeri sipil yang diberhentikan disebabkan karena:

(a) Atas permintaan sendiri; (b) Mencapai batas usia pensiun; (c) Penyederhanaan organisasi; (d) Melanggar sumpah/janji atau membuat pelanggaraan tindak pidana menyeleweng, dan sebagainya. (e) Tidak cakap rohani dan jasmani; (f) Meninggalkan tugas tanpa izin; (g) Meninggal dunia; (h) Cacad seumur hidup; (i) Jenis dan sifat pekerjaan, (j) Pemberhentian lain-lain.

g) Mengurus usul permintaan pensiun bagi pegawai negeri sipil yang telah mencapai batas usia pensiun.

h) Mengatur kearsipan/data kepegawaian yang diperlukan untuk kepentingan pegawai negeri yang bersangkutan.

i) Mengatur pembagian tugas mengajar guru dan tugas-tugas tenaga administrasi dalam bidang: (a) Umum, (b) Pengajaran, (c) Kesiswaan, (d) Kepegawaian, (e) Keuangan, (f) Sarana-prasaran pendidikan/kantor, (g) Olah raga dan kesehatan, (h) Kesejahteraan pegawai, dan sebagainya.

j) Mengatur program pembinaan dan pengembangan pegawai melalui kegiatan penataran, pertemuan-pertemuan periodik, lokakarya (workshop), perpustakaan jabatan, kursus terbatas, pengadaan bahan-bahan bacaan yang relevan dan dengan tugas profesinya, program pendidikan lanjutan, magang/pencangkokan dan sebagainya.

4. Kegiatan Mengatur Keuangan Sekolah.

Untuk memenuhi keperluan pembiayaan sekolah, pemerintah dan masyarakat telah cukup jauh berusaha, dan menuntut pula agar perlu usaha tersebut diimbangi dengan perbaikan ketatausahaan keuangan serta pembakuan produser dan mekanisme pengelolaannya. Sejak dengan itu, maka kegiatan mengetur keuangan sekolah ini dipandang sebagai tindakan pengurusan ketatausahaan keuangan yang penting, yang meliputi pencatatan data, perencanaan, pelaksanaan, pelaporan dan pertanggungjawaban. Tujuannya adalah untuk mewujudkan suatu tertib administrasi keuangan sehingga pengurusan keuangan tersebut dapat dipertanggungjawabkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Didalam petunjuk pengurus keuangan dititikberatkan pada beberapa hal utama antara lain:

a. Asas pemisahan tugas

Dalam pengelolaan keuangan terdapat asas pemisahan tugas untuk menjaga agar tidak terjadi everlopping dalam hal penerimaan, penggunaan dan pengeluaran uang. Asas pemisahan tugas dimaksudkan adalah pemisahan tugas antara fungsi otorisator, ordonator dan bendaharawan sekolah.

(a) Ototrisator adalah pejabat yang diberi wewenang untuk mengambil tindakan yang mengakibatkan penerimaan/ pengeluaran uang.

(b) Ordonator adalah pejabat yang berwewenang melakukan pengunjungan dan memerintahkan pembayaran atas segala tindakan yang dilakukan berdasarkan otorisasi yang telah ditetapkan. Ordonator dibidang pengeluaran adalah pejabat yang diberi wewenang oleh otorisator untuk memeriksa/ menguji tagihan kepada negara, kemudian memerintahkan pembayaran dan membebankan tagihan tersebut pada tata anggaran.

(c) Bendaharawan adalah pejabat yang berwewenang melakukan penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran dan wajib membuat perhitungan dan pertanggungjawaban atas tindakan tersebut.

(d) Fungsi kepala sekolah adalah sebagai pimpinan sekolah, yang berfungsi otorisator, dan dilimpahi pula fungsi ordonator (untuk SD) untuk memerintahkan pembayaran. Karena itu kepala sekolah tidak dibenarkan melakukan fungsi bendaharawan, kecuali fungsi pengawasan kedalam.

b. Perencanaan anggaran tahunan sekolah

Rapat tahunan sekolah yang diadakan selain membahas penyusunan dan pelaksanaan program pengajaran tahunan juga diadakan penyusunan anggaran yang diperlukan untuk menunjang pelaksanaan program tersebut untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan. Komponen-komponen rencana anggara yang disusun berdasarakan tahun anggaran 1 April sampai 31 Maret tahun berikutnya adalah:

(a) Pelaksanaan program pengajaran disekolah

(b) Penyelenggaraan ketatausahan sekolah

(d) Pengadaan buku-buku pelajaran dan laporan pendidikan

(e) Penyelenggaraan EBTA/EBTANAS, dan pengadaan STTB

(f) Peningkatan kesejahteraan guru dan pegawai lainnya

(g) Peningkatan supervisi sekolah

(h) Pembinaan pengelolahan pendidikan data pengajaran

(i) Penysunan data pendidikan dan pelaporan

(j) Perencanaan gaji dan honorarium guru

(k) Rencana kegiatan lainnya yang diperlukan sekolah, dan sebagainya.

c. Ketatausahaan keuangan sekolah

a) Pembukuan setiap transaksi keuangan yang berakibat penerimaan maupun pengeluaran wajib dicatat oleh Bendaharawan dalam buku kas, baik buku kas umum, buku kas pembantu dan registrasi/Daftar Surat Perintah Pembayaran Uang (SPMU), sesuai dengan keperluan masing-masing.

b) Pembukuan pada buku kas umum dan buku kas pembantu dilaksanakan dengan berpedoman pada:

- Tahun anggaran yang berlaku dari April s/d 31 Maret tahun berikutnya.

- Triwulan anggaran dengan perincian sebagai berikut:

· Triwulan I, yaitu bulan April, Mei dan Juni.

· Triwulan II, meliputi bulan Juli, Agustus dan September tahun yang bersangkutan.

· Triwulan III, meliputi bulan oktober, Nopember dan Desember.

· Triwulan IV, meliputi bulan Januari, Pebruari dan Maret tahun berikutnya.

c) Pertanggungjawaban

Setiap penerimaan dan pengeluaran uang sekolah wajib dipertanggungjawabkan menurut sumbernya, yang bersumber dari pemerintah dipertanggung jawabkan pemerintah dan yang bersumber dari masyarakat dipertanggung jawabkan kepada BP3 dan dilaporkan kepada pemerintah.

d) Laporan

Semua kegiatan yang dilakukan dalam rangka pelaksanaan tugas pengelolaan keuangan di sekolah harus dilaporkan sesuai tata cara/prosedur pelaporan keuangan yang berlaku.

d. Pengawasan

Pencatatan sebagaimana dijelaskan di atas dapat mempermudah tugas pengawasan, baik dalam mencegah terjadinya penyimpangan terhadap kebijaksanaan keuangan maupun penindakan terhadap penyimpangan atau penyelewengan.

Pengawasan dapat dilakukan baik ke dalam maupun keluar.

a) Pengawasan ke dalam (Internal) oleh Kepala sekolah minimal sekali dalam tiga bulan disertai dengan berita acara pemeriksaan.

b) Pengawasan dari luar (Eksternal) dilakukan oleh pihak lain yang ditunjuk/ditetapkan oleh pejabat yang berwewenang berdasarkan peraturan yang berlaku.

Dalam rangka pengelolaan seluruh keuangan sekolah, maka diperlukan beberapa kegiatan antara lain sebagai berikut:

(a) Mengatur penerimaan dan pengeluaran menurut prosedur yang berlaku (pembukuan).

(b) Menyusun rencana anggaran tahunan sekolah pada setiap tahun sebelum tahun anggaran.

(d) Mengatur penggunaan dan pengawasan secara kontinyu.

(e) Mengalokasikan keuangan menurut sifat dan jenis kegiatan yang telah direncanakan.

(f) Mengatur pembayaran gaji dan dan honorarium semua personil sekolah

(g) Mengatur laporang pertanggung jawaban keunagan.

5. Kegiatan Mengatur alat perlengkapan/barang sekolah

Alat perlengkapan (barang) adalah semua barang yang bergerak maupun yang tidak bergerak, berwujud kesatuan atau bagian-bagian, baik yang berupa milik negara/daerah yang berada di sekolah dan dikuasai serta menjadi tanggung jawab sekolah tersebut. Banyak alat kelengkapan yang ada di sekolah-sekolah tetapi belum cukup petunjuk tentang tata cara pencatatan yang memadai dan seragam untuk dicontohi (dipedomani). Akibatnya, masing-masing sekolah membuat pencatatan yang di sekolahnya menurut keperluan masing-masing sekolah.

Seringkali kepal sekolah yang begitu sudah lama memangku jabatan di suatu sekolah tidak mengethaui secara pasti barang/ perlengkapan yang ada di sekolah itu sejak sekolah itu idrikan, begitu pula kepala sekolah penggantinya dan seterusnya. Menyadari akan hal itu perlu disusun petunjuk bagi kepala sekolah sehingga dapat melaksanakan pencatatan/pengadministrasian alat perlengkapan (barang) dengan mudah dan seragam. Kegunaan lain sehubungan dengan maksud tersebut adalah:

(a) Untuk melaksanakan fungsi pencatatan secara rapi dan tertib/ teratur.

(b) Mengetahui keadaan perlengkapan dalam waktu singkat.

(d) Sebagai pedoman yang uniform dalam menyusun perencanaan kebutuhan baran/perlengkapan sekolah yang lebih baik.

Sehubungan dengan pengadministrasian alat perlengkapan/barang tersebut, maka da beberapa jenis kegiatan yang perlu dilaksanakan di sekolah, antara lain:

a. Perencanaan kebutuhan barang dengan berdasar kepada hal-hal sebagai berikut:

(a) Perencanaan kebutuhan barang sesuai dengan perkembangan sekolah dan kebutuhan sekolah itu sendiri.

(b) Mencatat barang-barang yang rusak, dihapus , hilang atau sebab-sebab lain yang dapat dipertanggung jawabkan sehingga memerlukan penggantian.

(c) Adanya penyediaan barang yang diasarkan pada jatah perorangan jika terjadi mutasi guru/pegawai sehingga turut mempengaruhi kebutuhan barang.

(d) Untuk menjaga tingkat persediaan barang setiap tahun.

(e) Kepala sekolah setiap tahun anggaran berdasarkan dana yang tersedia dari subsidi/bantuan pembiayaan penyelenggaraan pendidikan di sekolah setiap tahun dengan berpedoman pada petunjuk Dirjen PDM.

b. Pengadaan barang, dapat dilakukan dengan cara:

(a) Pembelian sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

(b) Membuat sendiri (dibuat oleh sekolah itu sendiri)

(d) Menyewa dari pihak lain untuk kepentingan pendidikan dengan berdasarkan perjanjian sewa-menyewa.

(e) Pinjaman dari pihak lain berdasarkan perjanjian pinjam meminjam.

(f) Gunasusun (kanibalisme) adalah suatu usaha pengadaan dengan cara memanfaatkan beberapa barang yang sudah tidak terpakai menjadi barang yang berguna/bermanfaat.

c. Penyimpanan

Penyimpanan adalah kegiatan pengurusan, penyelenggaraan dan pengaturan barang-barang persediaan di dalam ruang penyimpanan (gudang) pada setiap sekolah. Kegiatan penyimpanan ini dilaksanakan sebagai berikut:

(a) Menerima, mencatat, menyimpan, mengatur, merawat dan menjaga secara tertib , rapi dan teratur serta aman.

(b) Menyelenggarakan administrasi penyimpanan dan penyaluran atas semua barang yang ada dalam ruang penyimpanan.

(c) Mengadakan pengontrolan dan perhitungan barang-barang secar berkala/insidental terhadap barang persediaan yang ada agar persediaan selalu dapat memnuhi kebutuhan.

(d) Membuat laporan tentang keadaan penyimpanan sesuai dengan ketentuan penyimpanan barang yang sering berlaku.

d. Pemeliharaan

Pemeliharaan adalah kegiatan untuk melakukan pengurusan dan pengaturan agar semua barang selalu dalam keadaan baik dan siap untuk dipergunakan secara berdaya guna dan berhasilguna tanpa mengubah atau mengurangi konstruksi aslinya.

e. Inventarisasi

Yang dimaksud dengan inventarisasi adalah kegiatan melaksanakan pengurusan, penyelenggaraan, pengaturan, pencatatan dan pendaftaran barang inventaris yang berada di sekolah, baik barang bergerak maupun yang tidak bergerak, yang habis terpakai maupun yang tak habis terpakai (menyusut).

Pelaksanaan inventarisasi yang baik di sekolah mempunyai fungsi penting dalam rangka:

(a) Tertib administrasi dan tertib barang.

(b) Pendaftaran, pengendalian, dan pengawasan setiap barang yang ada di sekolah sehingga memudahkan dalam pemakaiannya.

(d) Menunang pelaksanaan dan penyelnggaraan pendidikan di sekolah secara efektif lagi efisien.

Dalam pelaksanaan inventarisasi diperlukan berbagai pencatatan yang tertib guna memudahkan pengendalian (pengawasan) dari aparat yang berwenang.

f. Mutasi Barang

Mutasi barang dapat terjadi karena bertambah dan bias juga terjadi karena berkurang. Keadaan barang bertambah disebabkan karena pengadaan barang baru, pembelian, sumbangan/hibah, penyewaan peminjaman sementara, perubahan peningkatan kuantitas. Sedangkan keadaan barang berkurang dapat disebabkan karena dijual, rusak, hilang, terbakar/musnah, dihibahkan atau disumbangkan kepada yang lain.

g. Peningkiran (pengahapusan) dan perubahan status hukum

Yang dimaksud dengan penghapusan, ialah meniadakan barang-barang dinas (inventaris) dalam daftar sehubungan dengan tidak berfungsinya barang-barang tersebut baik untuk kepentingan kantor maupun untuk kepentingan pendidikan. Pada prinsipnya penghapusan itu dilakukan dengan alasan bahwa barang-barang tersebut rusak berat atau setidak-tidaknya tidak dapat difungsikan lagi untuk kepentingan dinas, misalnya karena rusak berat, hilang, mati, musnah terbakar, tenggelam, berlebihan, susut karena terpakai, atau karena telah tiba waktu untuk disingkirkan (dihapuskan).

Sedangkan yang dimaksud dengan perubahan status hukum barang adalah setiap tindakan hukum dari pemerintah (aparat yang berwenang) yang mengakibatkan terjadinya perubahan status pemilikan barang tersebut. Perubahan status barang dari pemilikannnya disebabkan oleh tiga hal, yaitu (a) penghapusan barang, (b) penjualan/pelelangan barang, dan (c) diadakan tukar menukar barang (ruilslag).

6. Kegiatan mengatur gedung dan perlengkapan Sekolah

Yang dimaksud dengan gedung dan perlengkapan sekolah adalah seluruh bangunan dan perlengkapannya yang berada di lingkungan sekolah yang direncanakan untuk tempat belajar, tempat kerja, tempat praktikum maupun tempat berlangsungnya PBM serta kegiatan-kegiatan ekstra kurikuler dan sebagai pusat kegiatan masyarakat.

Gedung sekolah dengan perlengkapannya merupakan cermin yang dapat member gambaran bagi masyarakat tentang baik buruknya pelayanan pendidikan yang ada di dalamnya. Gedung sekolah dengan perawatannya yang teramat baik akan member gambaran pada masyarakat tentang pelayanan pendidikan yang tertib dan teratur, anak-anak akan merasa senang, gembira dan aman serta mempunyai rasa kebanggaan akan sekolahnya. Bagaimana seandainya keadaan jika terjadi sebaliknya.

Gedung sekolah dengan perlengkapannya yang tidak terawat rusak laksana orang sakit keras, halaman yang penuh dengan rerumputan yang tidak teratur, perlengakapan yang penuh dengan debu, kotoran burung/binatang, ruang kelas yang penuh dengan sampah dan masalah-masalah lainnya akan member kesan negative kepada masyarakat tentang mutu pendidikan di sekolah itu. Agar gedung sekolah yang dibangun dapat memenuhi kebutuhaan, ada beberapa langkah yang perlu diperhatikan antara lain:

a. Menentukan apakah sekolah tersebut benar-benar diperlukan oleh masyarakat.

b. Menentukan bentuk gedung sekolah yang akan dibangun.

c. Menentukan daftar ruangan dan perlengkapan yang diperlukan. Terutama bagi sekolah-sekolah yang sudah agak maju, daftar ruangan yang harus dipertimbangkan pengadaannya antara lain, misalnya:

(a) Ruang kelas/runag belajar mengajar

(b) Ruang laboratorium;

(d) Ruang kantor (ruang tata usaha);

(e) Ruang perbengkelan/ruang ketrampilan;

(f) Ruang observasi (bagi sekolah keguruan);

(g) Ruang guru dan kepala sekolah;

(h) Ruang pertemuan (rapat sekolah);

(i) Ruang computer dan bank data;

(j) Ruang khusus untuk baca;

(k) Ruang khusus untuk senat sekolah

(l) Ruang senam (olahraga);

(m) Ruang UKS (Usaha Kesehatan Sekolah);

(n) Ruang BK (Bimbingan dan Konseling)

(o) Ruang koperasi kantin/warung sekolah;

(p) Ruang khusus untuk pengurus OSIS;

(q) Ruang seminar, diskusi, dan pertemuan ilmiah lainnya;

(r) Ruang pembuangan (kamar kecil = WC) pria dan wanita

(s) Ruang parkiran dan penyimpanan kendaraan;

(t) Ruang-ruang lainnya yang diperlukan sekolah dsb.

d. Menentukan tempat (lokasi) yang tepat dimana gedung sekolah itu akan dibangun, yaitu:

(a) Tempat yang mudah dijangkau/mudah dikunjungi murid;

(b) Lingkungan yang tidak mengganggu (tidak dekat pasar, bioskop film, jalan raya, pabrik industri, sungai besar, pohon besar yang mudah tumbang, dan sebagainya).

(d) Tempat dimana anak usia sekolah lebih banyak, dsb.

e. Untuk menjaga agar sekolah tersebut tetap terawat, bersih dan tahan lama, maka kepala sekolah dan guru-guru perlu:

(a) Mengatur kegiatan pemeliharaan/perawatan gedung/ruang kelas dan halaman sekolah secara terus-menerus;

(b) Menyusun rencana perbaikan, penambahan, pembangunan gedung/ruang-ruang baru sesuai dengan keperluan;

7. Kegiatan mengatur hubungan sekolah dan masyarakat

Kegiatan mengatur hubungan sekolah dan masyarakat pada dasarnya merupakan suatu aktivitas yang berusaha menjalin hubungan baik dengan sekolah-sekolah lainnya, dengan pemerintah dengan organisasi sosial, dengan orang tua murid maupun dengan masyarakat pada umumnya. Semua hubungan di atas adalah merupakan alat untuk menciptakan saling pengertian dan kerjasama yang intim, sehingga mereka dapat memberikan dukungan dan partisipasi aktif terhadap rencana dan program pendidikan di sekolah. Sekolah tidak akan dapat berdiri sendiri menjalankan programnya tanpa mengadakan hubungan dengan masyarakat, khususnya hubungan dengan orang tua murid maupun dengan BP3. Jalinan komunikasi yang baik antara sekolah dan masyarakat dapat diwujudkan dalam bentuk sebagai berikut:

a. Mengembangkan dan melaksankan program kerjasama sekolah dan masyarakat, berupa:

(a) Hubungan dengan masyarakat dalam arti sempit, yaitu hubungan sekolah dengan orang tua murid maupun dengan BP3 dalam rangka pembinaan dan penyelenggaraan pendidikan yang lebih efektif.

(b) Hubungan dengan masyarakat dalam arti luas, yaitu hubungan dengan berbagai pihak yang berhubungan dengan usaha perbaikan, pembinaan dan peningkatan pendidikan di sekolah. Melalui hubungan ini pula sekolah dapat mengembangkan program kerjasama dengan masyarakat untuk perbaikan pendidikan.

b. Membina dan membentuk wadah kerjasama/wadah komunikasi antara sekolah dan masyarakat melalui BP3, dengan tujuan:

(a) Memelihara dan meningkatkan hubungan yang erat dan serasi, kerjasama dan tanggung jawab bersama antara sekolah, pemerintah, masyarakat dan keluarga (orangtua murid) untuk pembinaan pendidikan di sekolah.

(b) Mendorong dan meningkatkan hubungan baik secara organisatoris maupun perorangan dalam memajukan pendidikan di sekolah.

(c) Membantu kelancaran pelaksanaan kegiatan pendidikan dengan tidak mencampuri urusan teknis pengajaran yang termasuk wewenang kepala sekolah, guru dan instansi Pembina pendidikan yang bersangkutan.

(d) Mengusahakan bantuan dari masyarakat berupa benda/alat, uang dan jasa, guna memperlancar pelaksanaan kegiatan belajar mengajar di sekolah.

c. Membina dan mengadakan hubungan kerjasama dengan organisasi profesi guru (PGRI) dan organisasi profesi lainnya seperti dokter, psikolog, psikiater, sosiolog, ahli media, konselor, seniman, hukum, pers dan sebagainya untuk kepentingan pendidikan.

d. Mengadakan hubungan kerjasama dengan para alumni sekolah untuk menyampaikan informasi tentang berbagai program dan kebijaksanaan di bidang pendidikan serta kemungkinan pengem-bangannya di masa-masa yang akan dating.

e. Menyebar-luaskan misi pendidikan di sekolah melalui berbagai masmedia sperti radio, TV, surat kabar/majalah, film pendidikan, dan sebagainya untuk diketahui dan dimengerti oleh masyarakat luas.

JENIS-JENIS INSTRUMEN ADMINISTRASI PENDIDIKAN DAN KEGIATAN KETATAUSAHAAN SEKOLAH

1. Jenis-jenis Instrumen untuk Guru Kelas

a. Instrumen yang berhubungan dengan kegiatan pengajaran.

(a) Daftar rencana kerja tahunan, semesteran/caturwulan.

(b) Jadwal pelajaran/tahun/semesteran/caturwulan.

(d) Buku keliling, dan buku kelompok belajar murid.

(e) Buku catatan batas pelajaran

(f) Buku koreksi hasil pekerjaan murid

(g) Buku laporan pendidikan (rapor)

(h) Daftar penilaian perkembangan murid.

(i) Buku statistic keadaan perkembangan murid/kelas.

(j) Buku catatan pribadi murid-murid

(k) Buku pegangan guru dan murid

(l) Daftar kenaikan kelas

(m) Buku catatan dan laporan pelaksanaan BK.

(n) Buku catatan partisipasi murid dalam PBM.

b. Instrumen ynag berhubungan dengan kegiatan kesiswaan

(a) Daftar keadaan murid setiap kelas

(b) Buku laporan keadaan murid setiap semester/caturwulan.

(d) Buku tugaspekerjaan murid

(e) Buku presensi murid/bulan dan rekapitulasinya.

(f) Buku mutasi murid (keluar maupun masuk).

c. Instrumen yang berhubungan dengan alat kelengkapan kelas

(a) Daftar nama, jenis dan kode alat kelengkapan pendidikan dan alat-alat kantor/sekolah.

(b) Daftar alat-alat perlengkapan pengajaran.

(d) Buku laporan keadaan perlengkapan kela.

(e) Buku catatan penggunaan barang-barang kelas.

d. Instrumen yang berhubungan dengan kegiatan keuangan

(a) Buku penerimaan dan penyetoran uang SPP.

(b) Buku penerimaan dan penyetoran uang tabungan murid.

(d) Buku catatan keuangan Pramuka dan palang merah.

(e) Buku catatan keuangan kelas untuk keperluan lain-lain.

2. Jenis Instrument untuk Kepala Sekolah

Jenis instrument administrasi pendidikan di sekolah sebagian besar berada di tangan kepala sekolah. Hal ini erat hubungannya dengan fungsi kepala sekolah selaku administrator sekolah yang dalam pengendalian seluruh kegiatan pendidikan sangat diperlukan berbagai instrumen tersebut. Jenis-jenis instrumen yang diperlukan dalam rangka kelancaran pelaksanaan pendidikan di sekolah meliputi antara lain sebagai berikut:

a. Instrumen yang berhubungan dengan kegiatan administrasi umum.

(a) Buku agenda, untuk surat keluar maupun surat masuk.

(b) Buku arsip untuk mecatat dokumen-dokumen penting.

(d) Buku pimpinan (garis-garis besar kebijaksanaan).

(e) Buku laporan bulan, semesteran/cawu, dan tahunan.

(f) Buku notulen rapat, baik rapat guru maupun rapat sekolah.

(g) Buku tamu umum dan khusus.

(h) Buku catatan harian kepala sekolah.

(i) Buku statistik dan denah sekolah.

(j) Buku pengumuman umum dan khusus.

(k) Buku penugasan dan perjalanan dinas.

(l) Daftar pemetaan pendidikan.

b. Instrumen yang berhubungan dengan kegiatan pelajaran

(a) Format program pengajaran semester/cawu/tahunan.

(b) Jadwal pelajaran dan alokasi waktu mengajar guru.

(d) Daftar pemeriksaan satuan pelajaran.

(e) Daftar rencana program evaluasi hasil belajar murid.

(f) Daftar penyerahan SSTBkepada lulusan EBTA.

(g) Rekapitulasi kenaikan kelas/tingkat.

(h) Buku rencana pelaksanaan program supervisi.

(i) Buku GBPP dan silabus setiap bidang studi.

c. Instrumen yang berhubungan dengan kegiatan kesiswaan

(a) Daftar calon murid baru setiap tahun.

(b) Buku stambuk/buku pokok murid.

(d) Daftar kenaikan kelas dan rekapitulasinya.

(e) Buku catatan kejadian (peristiwa) murid-murid.

(f) Buku catatan keadaan murid (menurut jumlah, jenis kelamin, umur, agama, asal, pekerjaan orang tua, dll).

(g) Buku absensi murid (harian, bulan, semester/cawu).

(h) Buku catatan peserta EBTA dan prestasinya.

(i) Daftar calon murid masuk SMTP/SMTA.

(j) Buku catatan pribadi murid.

(k) Buku keadaan murid menurut kelas.

(l) Buku mutasi/perpindahan murid dan lain sebagainya.

d. Instrumen yang berhubungan dengan alat-alat kelengkapan sekolah/kantor.

(a) Daftar nama-nama buku pelajaran (jenis dan kodenya).

(b) Daftar alat-alat peraga/media pegajaran.

(d) Buku pedoman pengelolaan inventaris sekolah/kantor.

(e) Daftar buku-buku perpustakaan sekolah (daftar umum).

(f) Buku pemeriksaan barang/alat kelengkapan sekolah.

(g) Buku inventaris barang-barang milik Negara/daerah.

(h) Buku inventaris umum dan khusus.

(i) Berita acara penerimaan dan penghapusan barang.

(j) Daftar usul pengadaan barang/alat kelengkapan sekolah.

(k) Daftar perubahan status barang-barang inventaris.

(l) Buku laporan barang-barang inventaris.

e. Instrumen yang berhubungan dengan personalia.

(a) Buku/daftar rencana pengadaan guru/pegawai sekolah.

(b) Format usul pengadaan guru/pegawai baru di sekolah.

(d) Buku catatan hasil pekerjaan guru/pegawai (konduite).

(e) Daftar penilaian dan pelaksanaan pekerjaan (DP3).

(f) Daftar usul kenaikan pangkat dan kenaikan gaji berkala.

(g) Daftar potensi guru/pegawai menurut jenis kelamin, kepangkatan, pendidikan, masa kerja, ruang gaji, tempat dan tanggal lahir, asal daerah, tamatan, dan sebagainya.

(h) Daftar kumpulan nomor pokok guru/pegawai (NIP).

(i) Daftar hadir pegawai/guru/hari kerja/bulan.

(j) Buku statistik keadaan guru/pegawai.

(k) Struktur organisasi sekolah.

(l) Daftar pembagian tugas mengajar guru dan tugas pegawai.

(m) Buku isian dan buku cuti guru/pegawai.

(n) Format usul pemberhentian dan pensiun.

(o) Buku catatan pribadi guru/pegawai.

(p) Buku kumpulan surat-surat berharga.

(q) Buku catatan keanggotaan dalam parpol/golkar, KORPRI, PGRI, TASPEN, ASKES, Koperasi Pegawai, dan sejenisnya.

f. Instrumen yang berhubungan dengan kegiatan keuangan sekolah.

(a) Jadwal kegiatan administrasi keuangan sekolah/pendidikan.

(b) Buku kas umum dan Kas pembantu (Tabelaris)

(d) Buku catatan pemeriksaan kas.

(e) Format Surat Perintah Pembayaran Uang (SPMU).

(f) Format laporan Pertanggung Jawaban Keuangan (SPJU).

(g) Format Rangkuman Keuangan Sekolah (RKS).

(h) Buku catatan penerimaan bantuan keuangan dari sumber lain.

g. Instrumen yang berhubungan dengan kegiatan hubungan sekolah dan masyarakat (HUSEKMAS).

(a) Daftar pengurus dan keanggotaan dalam BP3.

(b) Struktur organisasi dan program kerja BP3.

(d) Buku catatan program kerja hubungan sekolah dan masyarakat.

(e) Catatan program kunjungan guru dan orang tua murid.

(f) Catatan partisipasi masyarakat kepada sekolah dan sebaliknya.

(g) Catatan lain-lain yang berhubungan dengan HUSEKMAS.

EVALUASI PELAKSANAAN KEGIATAN ADMINISTRASI PENDIDIKAN

1. Kriteria penilaian

Keberhasilan kepala sekolah dalam pengelolaan pendidikan disekolah sebagaian besar ditentukan oleh kemampuan menyeleng-garakan administarasi sekolah, kususnya kemampuan mengunakan jenis-jenis instrumen administrasi tersebut.

Alat penilaian yang digunakan dalam pengukuran keberhasilan kepala sekolah itu bermacam-macam, misalnya dengan observasi langsung, melalui angket, chek-list, skala rating untuk nilai skor biasa, pameran, demonstrasi, dan sebagainya. Semua cara dan alat tersebut di atas dapat di manfaatkan untuk keperluan penilaian di bidang administrasi/sekolah. Sebab bagai manapun variasi pengunaan alat tersebut, setelah dianalisis ternyata menunjukan hasil yang sama, demikian pula sifat penilaian yang digunakan kebanyakan didasarkan atas perasaan para penilai itu sendiri sehingga relatifitas hasil masi belum terlalu objektif. Umumnya disekolah-sekolah dewasa ini alat penilaian yang akan digunakan berpedoman pada buku pedoman administrasi dan supervisi, buku III-D, dengan pendekatan observasi langsung dan tak langsung sesuai dengan keperluan kepala sekolah itu sendiri.

Kriteria (ukuran) penilaian yang digunakan adalah dengan menentukan nilai kategori (persentase) tertentu yang diklasifikasikan atas dasar tingkat sebagai berikut:

Ketegori A : Baik Sekali : 81 – 100%

Kategori B : Baik : 61 – 80%

Kategori C : Cukup : 41 – 60%

Kategori D : Kurang : 21 – 40%

Ketegori E : Kurang Sekali : 1 – 20%

2. Cara penggunaannya

Instrumen penilaian didesain sesuai dengan kebutuhan penilain administrator sekolah, yaitu terdiri dari kolom-kolom 1 sampai dengan kolam 7, dengan isi masing-masing kolom tersebut adalah sebagai berikut:

Kolom 1 : disediakan untuk nomor urut dari setiap aspek yang

akan dinilai.

Kolom 2 : disediakan untuk masing-masing aspek yang akan

dinilai.

Kolom 3 – 7: adalah memuat kategori penialain menurut tingkat

tertentu, yaitu A, B, C, D, dan E.

Jika seorang observer/evaluator/administrator dalam penilaian tersebut, member tanda chek (V) pada kolom yang berisi kategori:

A, maka nilai tengahnya adalah 90%

B, maka nilai tengahnya adalah 70%

C, maka nilai tengahnya adalah 50%

D, maka nilai tengahnya adalah 30%

E, maka nilai tengahnya adalah 10%

Apabila cara penggunaan instrumen penilaian ini benar, maka hasil transfer rata-rata persentase (nilai tengah) di atas langsung dikalikan dengan banyaknya aspek yang berada pada kategori itu. Nilai tengah setiap skala dicari rata-rata akhir dengan membagi jumlah hasil kali tersebut dengan jumlah semua aspek penilaian untuk memperoleh kesimpulan terakhir.

3. Cara pengolahannya

Misalnya hasil observasi terhadap seorang guru dalam pelaksanaan administrasi kelas yang terdiri dari 7 aspek, menunjukkan hasil rekaman dalam instrument sebagai berikut:

Aspek 1 adalah B = 70%

Aspek 2 adalah B = 70%

Aspek 3 adalah C = 50%

Aspek 4 adalah B = 70%

Aspek 5 adalah A = 90%

Aspek 6 adalah B = 70%

Aspek 7 adalah C = 50%

Jumlah kategori adalah ............ =470%. Ini menunjukkan bahwa kemampuan dan pelaksanaan administrasi kelas dari guru tersebut adalah 67,1%. Guru tersebut setelah dianalisis ternyata ia berada pada kategori B, yaitu Baik.

4. Tindak lanjut

Tindak lanjut dari hasil observasi tersebut setelah diadakan penilaian berulang-ulang kali, biasanya apabila hasil penilaian itu menunjukkan baik, maka guru tersebut akan diberi motivasi untuk lebih meningkatkan kemampuannya lagi. Tetapi jika hasil penilaian tersebut kurang memuaskan maka tindak lanjut yang ditempuh biasanya didahului dengan percakapan pribadi, rapat guru/ staf, lebih dari itu diusulkan untuk mengikuti penataran, lokakarya, magang (pencangkokan) atau mengikuti pendidikan lanjutan selama waktu tertentu. Hal ini dimaksudkan untuk mencegah terjadinya masalah yang sama berulang kembali yang mengakibatkan penyelenggaraan administrasi pendidikan di sekolah menjadi tidak efektif dan efisien.

D. PERTANYAAN LATIHAN

1. Sebutkan dan jelaskan macam-macam kegiatan administrasi sekolah yang anda ketahui.

2. Inventarisasikanlah semua jenis kegiatan adminstrasi yang berhubungan dengan kegiatan dibawah ini:

a. Kegiatan mengatur pengajaran.

b. Kegiatan mengatur kesiswaan.

c. Kegiatan mengatur personalia

d. Kegiatan mengatur alat kelengkapan sekolah.

e. Kegiatan mengetur keuangan sekolah.

f. Kegiatan mengatur HUSEKMAS.

3. Sebutkan macam-macam instrumen administrasi ketatausahaan kepala sekolah dan guru menurut jenis kegiatannya!

4. Sebutkan dan jelaskan jenis-jenis kenaikan pangkat pegawai negeri sipil yang anda ketahui!

5. Sebutkan dan jelaskan pula macam-macam cuti yang menjadi hak setiap pegawai negeri sipil!

6. Berapakah masa kerja seorang pegawai negeri sipil yang dapat dihitung, jika ia bekerja sebagai:

a. Wajib militer 3 tahun 1 bulan 20 hari.

b. Wajib sarjana 2 tahun 2 bulan 11 hari

c. Pejabat negara 2 tahun 10 bulan 18 hari.

7. Sebutkan dan jelaskan jenis-jenis usaha yang sah bagi peningkatan kesejahteraan guru dan pegawai di sekolah?

8. Jelaskan komponen-komponen apa saja yang perlu diper-timbangkan dalam penyusunan rencana keuangan sekolah?

9. Jelaskan perbedaan singkat antara fungsi otorisator, ordonator dan bendaharawan dalam hal pengurusan keuangan sekolah!

10. Susunlah kelompok anda yang terdiri dari 5 – 7 orang, kemudian kerjakanlah tugas berikut ini.

a. Susunlah sebuah kalender pendidikan yang lengkap selama satu tahun ajaran.

b. Berdasarkan kalender pendidikan tersebut, coba anda susun pula program kerja tahunan jika anda selaku seorang kepala sekolah.

c. Disainlah sebuah format penilaian utnuk menilai penyusunan tugas butir a dan b diatas pada sebuah sekolah yang mudah anda kunjungi, kemudian analisis hasilnya berdasarkan cara perhitungan yang telah dicontohkan dalam diktat/buku ini. Laporan kepada dosen mata kuliah ini.

jangan asal tahu

Jumat, 19 Oktober 2012

PEDOMAN OPERASIONAL PENYELENGGARAAN ADMINISTRASI PENDIDIKAN

BAB IV

Tidak ada komentar:

Posting Komentar

Mengenai Saya

Arsip Blog