RUANG LINGKUP ADMINISTRASI PENDIDIKAN

BAB III

RUANG LINGKUP ADMINISTRASI PENDIDIKAN

Tujuan Pembelajaran

          Setelah mengikuti secara aktif kegiatan proses pembelajaran, mahasiswa yang mengambil mata kuliah Administrasi dan Supervisi Pendidikan diharapkan akan dapat:

1.    Menjelaskan kegiatan-kegiatan Administrasi Kurikulum (pengajaran).

2.    Menjelaskan kegiatan-kegiatan Administrasi Kesiswaan (murid).

3.    Menjelaskan kegiatan-kegiatan Administrasi Personil.

4.    Menjelaskan kegiatan-kegiatan Administrasi Keuangan.

5.    Menjelaskan kegiatan-kegiatan Administrasi Material (perbekalan)

6.    Menjelaskan kegiatan-kegiatan Administrasi Gedung Sekolah.

7.    Menjelaskan kegiatan-kegiatan Bidang Hubungan Sekolah dan Masyarakat.

PEMBAHASAN MATERI PEMBELAJARAN

Ruang lingkup administrasi pendidikan secara makro meliputi tujuh bidang garapan. Ketujuh bidang garapan tersebut garis besarnya adalah sebagai berikut:

A.   Bidang Administrasi Kurikulum (Pengajaran)

B.    Bidang Administrasi Kesiswaan (Murid)

C.   Bidang Administrasi Personal Sekolah

D.   Bidang Administrasi Keuangan Sekolah

E.    Bidang Administrasi Mateial (Perbekalan)

F.    Bidang Administrasi Gedung Sekolah, dan

G.   Hubungan Sekolah dan Masyarakat.

Untuk mengetahui lebih lanjut tentang masing-masing bidang administrasi tersebut di atas, ikutilah uraian di bawah ini.

A.   BIDANG ADMINISTRASI KURIKULUM (PENGAJARAN)

Administrasi kurikulum adalah keseluruhan proses penyelenggaraan yang menitik beratkan pada usaha-usaha pembinaan situasi belajar mengajar yang bertujuan agar seluruh kegiatan pengajaran terlaksana dengan lancar, efektif dan efisien. Fungsinya sebagai pedoman penyelenggaraan kegiatan pengajaran agar proses belajar mengajar dapat berjalan dengan lancar, terencana, terorganisir, terlaksana, dan terkendali dengan baik.  Karena administrasi kurikulum berkaitan erat dengan proses belaja mengajar maka kegiatan ini sering disebut atau diidentikkan dengan “administrasi pengajaran”, yang menang pada hakekatnya adalah sama.

Pada pokoknya, administrasi kurikulum (pengajaran) dalam pelaksanaannya meliputi kegiatan-kegiatan sebagai berikut:

1.   Kegiatan yang berhubungan dengan tugas guru

Guru berfungsi selaku pengelola PBM dan berfungsi pula selaku pembantu kepala sekolah dalam pelaksanaan sebagian tugas-tugas administrasi. Dalam rangka administrasi kurikulum, ada beberapa kegiatan pokok yang perlu dilaksanakan sehubungan  dengan tugas guru adalah:

(a)  Pembagian tugas (beban mengajar) guru.

(b) Penyusunan jadwal kegiatan guru.

(c)  Pengaturan bimbingan guru terhadap kegiatan murid-murid.

(d) Penyusunan rencana mengajar guru berdasarkan GBPP.

(e)  Penyusunan persiapan mengajar harian (SAP) dengan berpedoman pada pola PPSI sesuai bidang studi masing-masing.

(f)   Pelaksanaan tugas-tugas pembinaan kegiatan ekstra kurikulum.

(g) Pencatatan kegiatan hasil belajar mengajar.

(h) Penyusunan laporan kegiatan guru sesuai dengan tugasnya.

2.   Kegiatan yang berhubungan dengan tugas murid

Murid sebagai subyek pendidikan mempunyai hak dan kewajiban serta tugas-tugas tertentu baik intra maupun ekstra kurikuler. Ia mempunyai hak yang sama dalam memnggunakan segala fasilitas pendidikan yang ada di sekolah, untuk memperoleh pelayanan edukatif/ instruksional maupun pelayanan administratif  bila diperlukan. Tetapi          ia juga mempunyai kewajiban untuk mentaati segala aturan yang berlakau di sekolah, baik aturan akademik maupun aturan administratif dengan konsekuensinya, serta kewajiban mengikuti pendidikan dan pengajaran di sekolah sesuai dengan haknya   masing-masing.

3.   Kegiatan yang berhubungan dengan PBM

Telah dijelaskan terlebih dahulu bahwa seluruh administrasi kurikulum pada hakekatnya diarahkan pada usaha-usaha pembinaan situasi belajar mengajar yang lebih baik. Kegiatan-kegiatan pokok  yang berhubungan dengan PBM tersebut meliputi antara lain sbb:

a.   Penyusunan program pengajaran tahunan/semesteran

Kepala sekolah dan guru-guru setiap tahun ajaran sebelum berlangsungnya kegiatan PBM, bertugas menyusun program tahunan/ semesteran sebagai pedoman kerja selama waktu tertentu. Tugas penyusunan tersebut adalah mengidentifikasikan dan menjabarkan berbagai kegiatan ke dalam program yang ada hubungannya dengan pendidikan di sekolah, khususnya masalah PBM. Program kerja ini pada umumnya tergambar secara jelas di dalam kalender pendidikan sesuai dengan pedoman yang telah ditetapkan oleh Mendikbud. Nomor: 0255/U/1976, tanggal 15-10-1976 yang isinya meliputi:

(a)  Kegiatan persiapan tahun ajaran baru

(b) Kegiatan penerimaan siswa/murid baru

(c)  Kegiatan belajar mengajar yang terdiri dari: persiapan belajar, penyaajian belajar, evaluasi hasil belajar, kenaikan kelas, tamat belajar, dan kegiatan bimbingan siswa.

(d) Kegiatan upacara bendera

(e)  Kegiatan-kegiatan dalam liburan sekolah, dan

(f)   Kegiatan-kegiatan ekstra kurikuler

Dalam penyusunan kalender pendidikan tersebut perlu bagi kepala sekolah dan guru-guru agar selalau mempertimbangkan beberapa hal penting sebagai berikut:

(a)  Setiap kegiatan mempunyai fungsi peningkatan kualitas, efektivitas dan efisiensi dalam pelaksanaan PBM.

(b) Setiap kegiatan mempunyai kaitan fungsional dalam kegiatan lainnya.

(c)  Dalam fungsi peningkatan pendidikan/PBM, intra kurikuler, kokurikuler dan ekstra kurikuler mempunyai satu kegiatan yang integratif dengan tujuan pendidikan.

(d) Penjadwalan ekstra kurikuler harus menjamin kelancaran pelaksanaan kegiatan kurikuler.

2. Penyusunan jadwal pelajaran

Dalam penyusunan jadwal pelajaran di sekolah perlu dipertimbangkan atau diperhatikan beberapa hal sebagai berikut:

(a)  Alokasi jam pelajaran harus sesuai dengan target kurikulum yang ingin dicapai (ditargetkan).

(b) Jumlah jam pelajaran harus seimbang untuk setiap bidang studi/ mata pelajaran perhari/minggu.

(c)  Urutan waktu yang tepat sesuai dengan berat-ringannya bidang studi/mata pelajaran yang dibinanya.

(d) Penyusunan tugas guru (alokasi waktu mengajar) perlu memper-timbangkan sistem guru, sistem mata pelajaran dan sistem PBM yang dianut oleh sekolah.

(e)  Pembagian tugas mengajar guru pada setiap bidang studi/mata pelajaran harus diperhatikan pula keahlian dan kewenangan masing-masing guru.

(f)   Perangkapan mata pelajaran dan pengalaman bertugas bagi setiap guru.

Untuk menyusun suatu jadwal pelajaran, yang perlu dipertimbangkan adalah beberapa syarat utama sebagai berikut:

(a)  Jam pelajaran pada pagi hari sebaiknya diperuntukkan untuk mata pelajaran yang berat, karena banyak meminta tenaga dan pikiran   murid-murid.

(b) Mengeluarkan tenaga jasmani pada waktu teriknya matahari membawa banyak kesulitan, karena itu mata pelajaran olahraga sebaiknya diberikan pada pagi hari (untuk praktek).

(c)  Siang hari sebaiknya murid-murid diberikan mata pelajaran yang agak santai untuk membangkitkna kegembiraan dan semangat belajarnya.

(d) Perhatikan waktu selingan, jangan tiga jam berturut-turut berfikir dalam matematika, tetapi kegiatan yang baik selalu tidak boleh lebih dari tiga jam, kalau satu jam rasanya terlalu singkat.

(e)  Perhatikan jadwal pelajaran disamping kelas lain, jangan sama-sama menarik suara, karena akan saling mengganggu.

(f)   Aturlah waktu yang seimbang sehingga ada kesempatan untuk menyelesaikan tugas-tugas lain yang penting.

(g) Berilah penekanan didaktis-metodis dan psikologis dalam penyusunan jadwal pelajaran dari pada kepentingan pribadi masing-masing guru.

c.    Penyusunan Disain Instruksional

Disain instruksional dapat disusun sekaligus selama waktu satu semester, satu caturwulan atau satu minggu. umumnya disain instruksional ini disusun oleh guru untuk waktu penggunaan satu hari atau seminggu dalam SAP (Satuan Acara Pengajaran) dengan komponen-komponen tertentu yang isinya dirancang sebagai berikut:

(a)  Identitas; meliputi nama mata pelajaran/bidang studi, satuan bahasan, kelas/program, semester dan waktu pertemuan (tatap muka).

(b) Tujuan; yaitu tujuan dari masing-masing pokok bahasan yang meliputi TIU/TUP, dan TIK atau TKP.

(c)  Materi pelajaran; yaitu uraian bahan sajian yang akan diajarkan sebagai penjabaran dari dari tujuan yang dirumuskan.

(d) Kegiatan belajar-mengajar (siswa dan guru), pendekatan yang digunakan serta langkah-langkah pertemuan yang disusun.

(e)  Alat dan sumber pelajaran (alat peraga/media/buku-buku) yang digunakan sebagai kondisi untuk mempermudah pelaksanaan kegiatan belajar-mengajar.

(f)   Evaluasi, adalah tahap akhir dari PBM untuk menemukan umpan balik dan untuk mengukur tingkat penguasaan siswa.

Dewasa ini penyusun disain instruksional itu dirancang lebih efektif dengan penekanan pada keterlibatan siswa secara aktif dalam PBM,   baik mental-psikologis maupun fisik dengan berorientasi secara CBSA. berdasarkan kecenderungan itu, maka penyusunan disain instruksional lebih ditekankan pada dimensi-dimensi sebagai berikut:

(a)  Yang nampak pada dimensi subyek didik, antara lain:

-          Keberanian untuk mewujudkan minat, keinginan dan dorongan-dorongan dalam PBM.

-          Keberanian dan keinginan mencari kesempatan berpartisipasi sebagai akibat dari disain instruksional yang dirancang guru.

-          Dorongan ingin tahu yang besar pada diri subyek didik akan hal-hal baru dalam peristiwa PBM.

-          Usaha dan kegiatan siswa lebih aktif dalam menyelesaikan kegiatan belajarnya lebih cepat utnuk mencapai keberhasilan (tuntas).

-          Rasa lapang dan bebas melakukan sesuatu tanpa tekanan, paksaan siapapun termasuk guru.

(b) Yang nampak pada dimensi guru, antara lain:

-          Usaha membina serta mendorong siswa dalam meningkatkan kegairahan serta partisipasinya dalam interaksi belajar mengajar.

-          Kemampuan dalam menjalankan fungsi dan peranannya sebagai inovator, motivator, moderator dan fasilitator dalam PBM.

-          Sikap tidak mendomminir kegiatan belajar mengajar siswa.

-          Pemberanian kesempatan belajar siswa menurut cara, dan irama perkembangan serta kemampuan masing-masing.

-          Kemampuan menyiapkan kondisi belajar mengajar dengan berbagai strategi melalui pendekatan multimedia dan multi-metode sehingga memberi peluang bagi berlangsungnya kegiatan belajar mengajar siswa aktif.

(c)  Yang nampak dimensi program, antara lain:

-          Tujuan instruksional, konsep dan isi pelajaran harus memenuhi kebutuhan belajar, minat dan kemampuan siswa dalam PBM.

-          Memungkinkan terjadinya pembagian konsep maupun aktivitas siswa  dalam PBM.

-          Program yang tidak kaku dalam memilih dan menentukan metode, alat/media yang tepat, dimana semua siswa mudah memahaminya.

(d) Yang nampak dalam dimensi situasi belajar mengajar

-          Terjelmanya komunikasi edukatif yang sehat dan intim antara guru dan siswa maupun antara siswa dengan siswa.

-          Adanya kegairahan dan kegembiraan belajar di kalangan para siswa  di dalam PBM.

d.   Pelaksanaan Kegiatan Belajar Mengajar

Didalam buku petunjuk pelaksanaan pengelola kurikulum SMA, (tahun 1985:11), dijelaskan bahwa pelaksanaan belajar mengajar harus mencerminkan komunikasi dua arah, tidak semata-mata merupakan pemberian informasi searah dari pihak guru tanpa mengembangkan kemampuan mental, fisik dan penampilan                   siswa. Proses belajar mengajar hendak mengacu kepada                                        bagaimana           siswa belajar selain kepada apa yang dipelajari untuk mendapatkan mengolah, menilai, menggunakan dan menkomunikasikan perolehannya (hasil belajar).

Penyajian bahan pelajaran terutama yang berhubungan dengan konsep, maka guru harus mengikutsertakan siswa secara aktif, baik secara perorangan maupun kelompok, agar siswa memperoleh kesempatan untuk:

(a)  Mempelajari materi/konsep dengan penuh perhatian dan kesungguhan;

(b) Mempelajari, mengalami, dan melakukan sendiri cara dapatkan sesuatu pengetahuan/konsep;

(c)  Merasakan sendiri kegunaan, mengembangkan rasa ingin tahu, jujur, tekun, disiplin, rapi, kreatif, dan terikat pada tugas-tugas yang diberikan guru-gurunya;

(d) Belajar dalam kelompok akan menemukan sifat dan kemampuan diri sendiri serta sifat dan kemampuan teman sekelompoknya;

(e)  Memikirkan, mencobakan sendiri, dan  mengembangkan konsep  dari suatu nilai tertentu;

(f)   Menemukan dan mempelajari kejadian gejala yang dapat mengembangkan gagasan-gagasan baru;

(g) Menunjukkan kemampuan mengkomunikasikan cara bersifat yang menghasilkan penemuan baru dan penghayatan nilai-nilai, baru secara lisan, tertulis, gambar, maupun penampilan diri.

e.   Menyusun daftar/buku-buku Acuan

Penyusunan daftar buku dalam PBM, meliputi:

(a)  Kegiatan penyusunan buku-buku yang berhubungan langsung dengan kegiatan belajar mengajar, berupa buku-buku acuan/ rujukan pokok yang langsung digunakan dalam PBM.

(b) Kegiatan penyusunan buku/daftar yang mendukung pelaksanaan belajar mengajar di sekolah.

Kegiatan yang disebutkan terakhir ini lebih menyangkut tata usaha kelas, misalnya penyediaan daftar hadir murid, jadwal pelajaran kelas, daftar regu kerja, buku persiapan mengajar, daftar evaluasi belajar murid, buku kumpulan soal-soal, buku batas pelajaran, buku laporan pendidikan, dsb.

6. Pengisian Daftar Laporan Kemajuan Belajar Siswa

Sekolah mempunyai tugas selain menyusun daftar buku-buku yang diperlukan juga bertugas menyiapkan data kolektif tentang kemajuan belajar siswa setiap kelas. data ini disusun oleh masing-masing guru kelas/bidang studi selama satu caturwulan/semester. Pengisian daftar ini memudahkan supervisi kepala sekolah dalam hal perkembangan/kemajuan belajar siswa setiap kelas kesesuaian isi kurikulum yanag ditargetkan untuk dicapai. Fungsi lain dari daftar kemajuan kelas adalah untuk memudahkan tugas guru bila terjadi mutasi, maka guru penggantinya mudah mengerjakan acara berikutnya tanpa terjadi kesulitan.

g.   Penyelenggaraan Evaluasi  Hasil Belajar (Achievement test)

Evaluasi hasil  belajar bertujuan untuk mendapatkan umpan balik bagi guru tentang sejauhmana tujuan instruksional telah tercapai. dengan demikian dapat ditetapkan langkah-langkah dan cara mengajar bagaimana yang perlu diperbaiki atau ditingkatkan pelaksanaannya. secara singkat fungsi evaluasi hasil belajar adalah sebagai berikut:

(a)  Memberi arah dan petunjuk dalam pelaksanaan PBM.

(b) Siswa dapat mengenali gambaran kemampuan dirinya.

(c)  Sebagai umpan balik (masukan) untuk perbaikan PBM.

(d) Sebagai salah satu indikator penentuan keberhasilan belajar siswa.

Usaha untuk mengetahui kemampuan (penguasaan) dan perubahan dari berbagai kegiatan belajar siswa dapat dilakukan evaluasi sebagai berikut:

(a)  Evaluasi formatif, yaitu evaluasi yang dilakukan guru setelah satu pokok bahasan selesai dipelajari murid yang biasa juga disebut dengan istilah ulangan harian.

(b) Evaluasi diagnosis, yaitu evaluasi yang dilakukan untuk mengetahui sebab-sebab kesulitan belajar siswa, penentuan penempatan, pemberian materi pelajaran baru, maupun untuk pemilihan program belajar siswa.

(c)  Evaluasi sumatif, yaitu evaluasi yang dilakukan setelah kegiatan belajar mengajar berlangsung selama jangka waktu tertentu, misalnya setelah satu caturwulan/semester. jenis tes biasanya dilaksanakan oleh sekolah secara serentak dan biasanya disebut dengan ulangan umum.

Menurut jenisnya, tes dapat dibagi atas tes essay dan                      tes objektif. disebut tes essay karena siswa diminta menjawab pertanyaan-pertanyaan dengan menguraikan/menerangkan pendapat-nya dalam bentuk ceritera. Sedangkan objek tes, dimaksudkan agar siswa memperoleh penilaian secara objektif dari guru. Bentuk tes objektif yang dikenal secara umum adalah:

(a)  Bentuk benar-salah (true-false test)

(b) Bentuk pilihan ganda (multiple choise test)

(c)  Bentuk menjodohkan (matching test)

(d) Bentuk jawaban singkat (short answer test)

(e)  Bentuk melengkapi (completing test)

(f)   Bentuk sebab akibat, dan

(g) Bentuk menyangkal/pengecualian.

4.   Kegiatan ekstra kulikuler

Kegiatan ekstra kulikuler adalah kegiatan belajar diluar ketentuan kurikulum yang berlaku, bersifat paedagogis-psikologis dan banyak memberikan efek pengiring bagi pertumbuhan dan perkembangan pengetahuan, keterampilan dan sikap siswa. Tujuannya untuk memperkaya dan memperluas wawasan pengetahuan, mendorong pembinaan dan pembentukan nilai/sikap yang memungkinkan penerapan lebih lanjut pengetahuan yang diperoleh dari berbagai mata pelajaran, baik para program inti maupun pada program khusus.

Melalui kegiatan ekstra kulikuler ini siswa paling banyak memperoleh pengelaman belajar dari kurikulum tersembunyi dengan melalui berbagai kegiatan seperti: kegiatan pramuka, palang merah remaja, lomba penelitian ilmiah remaja (LPIR), UKS dan dokter kecil, kegiatan bakti sosial, olahraga prestasi (rekreasi), cinta alam dan lingkungan, patroli keamanan sekolah, koperasi sekolah, peringatan hari-hari besar dan sebagainya.

5.   Kegiatan pelaksanaan EBTA

Kegiatan pelaksanaan EBTA (evaluasi belajar tahap akhir) adalah kegiatan akhir tahun ajaran untuk mengevaluasi hasil kegiatan instruksional selama siswa mengikuti pendidikan di sekolah. Pelaksanaan EBTA dilakukan serentak oleh semua sekolah dan melibatkan hampir semua guru dan merupakan pertanggungjawaban akhir dari sekolah terhadap hasil pendidikannya. Tinggi rendahnya keberhasilan yang dicapai merupakan barometer terhadap nilai sekolah tersebut dalam pelaksanaan kurikulum. EBTA diikuti oleh seluruh siswa yang berada pada tahap akhir (tingkat terakhir) dari suatu sekolah tertentu, yang pelaksanaannya diatur secara terpusat berdasarkan petunjuk dan tata tertib yang dikeluarkan oleh departemen pendidikan.

6.   Kegiatan pelaksanaan Bimbingan dan Konseling (BP)

Kegiatan pelaksanaan bimbingan dan konseling atau bimbingan dan penyuluhan di sekolah diarahkan pada usaha pemberian bantuan atau layanan pemecahan masalah yang dialami siswa sehingga dengannya akan menyadarkan siswa kepada kepribadiannya,                  yang diharapkan pada suatu saat ia dapat menyelesaikan           masalahnya sendiri. Kegiatan bimbingan di sekolah dilakukan dengan memperhatikan kenyataan-kenyataan tentang adanya kesulitan (masalah) yang dihadapi siswa dalam rangka perkembangan yang optimal, sehingga siswa dapat memahami dirinya, mengarahkan dirinya, dan bertindak serta bersikap sesuai dengan kemampuan dirinya, keadaan lingkungan sekolah, keluarga dan masyarakat. Dengan demikian, bimbingan di sekolah diarahkan kepada pencapaian tujuan pendidikan dengan memperhatikan problem-problem khusus yang dialami siswa dalam belajarnya. Dewasa ini BP di sekolah             selain ditujukan pada bimbingan belajar siswa juga diarahkan               pada bimbingan karier  melalui penelusuran bakat dan minat yang dilaksanakan secara terpadu, menyeluruh, terencana dan berkelanjutan.

Tujuan BP/BK adalah mendorong pertumbuhan dan perkembangan sikap sosial, pengetahuan dan keterampilan dalam mempersiapkan diri untuk ikut serta dalam kegiatan belajar mengajar di sekolah. Fungsinya dalam untuk:

(a)  Membantu siswa memilih program belajar yang sesuai dengan bakat, minat serta kemampuan dirinya (fungsi penyaluran).

(b) Membuat siswa untuk memperoleh kemajuan dalam perkembangan dirinya secara optimal (fungsi penyesuaian).

(c)  Membantu siswa lebih memahami dirinya dan orang lain dengan segala aspeknya (fungsi pemahaman).

(d) Membantu siswa dengan guru mengadakan pembulatan/perbaikan terhadap hal-hal yang belum mencapai apa yang diharapkan dalam seluruh PBM fungsi korektif).

(e)  Membantu siswa mepercepat proses belajarnya, baik dalam arti waktu maupun materi pelajaran (fungsi akselerasi).

Misalnya siswa yang tergolong lambat dalam pelajaran dapat dibantu mempercepat proses pelajarannya melalui pengajaran remedial.

(f)   Membantu siswa menyembuhkan/memperbaiki kondisi-kondisi kepribadiannya yang diperkirakan menunjukkan penyimpangan-penyimpangan baik langsung maupun tidak langsung dapat mempengaruhi prestasi belajarnya (fungsi terapeutik)

(g) Membantu memperkaya proses belajar siswa dalam segi metode dan alat yang digunakan sesuai dengan kebutuhannya untuk mencapai hasil belajar yang optimal (fungsi pengayaan).

Selanjutnya dalam pelaksanaan administrasi kurikulum terdapat banyak jenis pencatatan yang harus dilakukan. Jenis-jenis pencatatan yang perlu ada pada setiap sekolah antara lain:

(a)    Daftar presensi siswa

Daftar presensi digunakan untuk mencatat data keadaan siswa selama dalam waktu tertentu tentang kehadiran, ketidakhadiran, terlambat, sakit, izin siswa setiap hari dan setiap jam untuk tiap mata pelajaran tertentu selama waktu sekolah. Dengan adanya daftar presensi tersebut seorang guru dapat menghitung  presentase (%) keadaan siswa dengan membantu oleh rumus sederhana sebagai berikut:

∑ a (s + i + a) pada hari itu                                                    x   100%        ∑ Murid dalam kelas itu

                 Rumusan % absen murid setiap hari :

 

    

∑   a (s + i + a) dalam bulan yang bersangkutan                                                                                 x  100%            ∑ Murid x  ∑ hari sekolah dalam bulan ybs.

Sedangkan untuk mencari % absent selama waktu satu bulan digunakan rumus sebagai berikut:

 

(b)    Jadwal pelajaran

            Jadwal pelajaran bagi suatu sekolah sangat diperlukan terutama bagi siswa untuk dapat mengetahui kegiatan belajar setiap hari, waktu belajar, dan jenis mata pelajaran yang dijarkan.

(c)     Jadwal regu kerja dan piket sekolah

            Regu kerja bagi setiap sekolah adalah penting terutama untuk menanamkan kebiasaan pada diri siswa dalam memelihara disiplin,  kebersihan, keindaha, keamanan serta sikap sosial murid itu sendiri. Dalam pelaksanaan tugas regu kerja telah tersusun dalam sebuah daftar yang membuat jumlah anggota regu yang bertugas setiap hari secara bergilir dengan tugas-tugas tertentu yang telah disepakati bersama.

(d)Persiapan mengajar

            Setiap guru sebelum melaksanakan tugas mengajar, ia mempunyai kewajiban dan tanggungjawab untuk mepersiapkan diri dengan sebaik-baiknya merencanakan bahan-bahan pelajaran yang akan diajarkan. Persiapan mengajar (SAP) bagi guru merupakan pekerjaan rutin yang harus dirancang berdasarkan PPSI, dengan komponen-komponen sebagaimana telah dijelaskan terdahulu. (Lihat hal. 77 diktat).

(e)    Penentuan jadwal ulangan/ujian

            Jadwal ulangan/ujian perlu diumumkan, tidak hanya secara lisan di depan siswa, tetapi sebaiknya dimuat dalam daftar terjadwal secara sistematis agar siswa mudah mengingat waktu, tempat dan mata pelajaran yang akan diujikan. Hal ini penting terutama sekolah yang mempunyai jumlah siswanya banyak dengan sekolah yang besar dan kompleks.

(f)      Tata tertib sekolah

Sesuai instruksi Mendikbud, tanggal 1 Mei 1974 Nomor: 14/U/1974, tata tertib sekolah dirumuskan sebagai ketentuan-ketentuan yang mengatur kehidupan sekolah sehari-hari dan mengandung sanksi terhadap pelanggarannya. Untuk menjamin kelancaran pelaksnaan tugas sehari-hari di sekolah, baik tugas edukatif maupun tugas administratif, tata tertib perlu disusun, dilaksanakn secara konsekuensi atas segala pelanggarannya, baik oleh siswa, guru, maupun personil sekolah lainnya. Karena itu, penyusunan tata tertib sekolah hendaknya mempertimbangkan segala kondisi secara objektif dan adil dalam pelaksanaannya, sehingga apa yang dinginkan dapat tercapai secara optimal.

(g)    Catatan pekerjaan siswa/buku kumpulan tugas siswa

Banyak siswa yang mengeluh karena kurang mendapat pelayanan yang memuaskan dari pihak guru. Guru-guru sering lalai dan kurang teliti mencatat segala macam pekerjaan siswa yang berhubungan dengan kegiatan kurikuler, ekstra kurikuler maupun ko kurikuler. Untuk mencegah kemungkinan terjadinya hal ini,  guru perlu membuat catatan tentang pekerjaan siswa, baik secara perorangan maupun kelompok sebagai bahan dalam pemberian bimbingan. Demi untuk efisiensi kerja guru, maka catatan pekerjaan siswa tersebut dapat diformulasi sedemikian rupa yang kemungkinan membuat pekerjaan tugas siswa secara komulatif.

(h)    Catatan hasil tes (daftar nilai siswa)

Hasil evaluasi terhadap proses dan hasil  belajar siswa,  (formatif, sub sumatif, dan sumatif serta diagnosis dan performance tes) sebaiknya diadakan pencatatan yang teliti dalam daftar atau buku hasil tes. Pencatatan ini dimaksudkan sebagai bahan masukan bagi guru untuk mengetahui tingkat intelegensi, minat, bakat, dan sikap siswa.

Disamping pencatatan hasil tes, seorang guru perlu pula mempersiapkan daftar nilai siswa untuk mencatat hasil belajar siswa (nilai) dari setiap mata pelajaran yang perlu diikuti selama waktu tertentu. Nilai yang dimuat dalam daftar ini meliputi : partisipasi siswa dalam kegiatan belajar mengajar (individu/ kelompok),  tugas-tugas yang diberikan guru,  hasil-hasil tes (formatif, sub sumatif, sisipan, sumatif) dan sebagainya.

(i)       Buku batas pelajaran.

Tugas lain dari seorang guru ialah membuat catatan batas pelajaran yang telah, sementara (sedang) dan yang telah, sementara (sedang) dan yang akan akan diajarkan. Pencatatan ini dapat dirancang baik untuk harian, mingguan, bulanan, caturwulan maupun semesteran, yang sekaligus menentukan target pencapaian kurikulum.

(j)      Buku kumpulan soal-soal

Bagi guru yang baik tidak hanya dinilai dari ketrampilan mengajarnya di kelas tetapi juga dari kemampuannya mengelola administrasi kurikulum di kelasnya. Demikian seorang guru tidak hanya diharapkan dari kemampuan menggunakan teknik-teknik menyusun soal-soal tes yang baik, tetapi juga dari kemampuan membukukan soal-soal tes yang telah disusun pada setiap kali setiap soal tersebut selesai digunakan. Hal ini dimaksudkan agar guru mudah mengontrol soal-soal mana yang telah diujikan dan mana yang belum diujikan, sehingga setiap kali diadakan tes, soal yang serupa tidak akan berulang kembali digunakan pada siswa yang sama.

2. BIDANG ADMINISTRASI KESISWAAN (MURID)

Administrasi kesiswaan masalahnya dititik beratkan pada simurid itu sendiri, yaitu mengenai hak dan kewajibannya  mulai dari sejak ia diterima sebagai murid di suatu sekolah mengikuti pelajaran hingga ia tamat atau keluar dari sekolah itu. Murid adalah merupakan bagian  dari sekolah dan pula bagian dari masyarakat, karena itu murid adalah milik sekolah dan masyarakat. Karena murid  adalah milik dari kedua lingkungan tersebut, maka ia  mempunyai hak dan kewajiban sebagai anggota dari  lingkungan sekolah dan juga anggota dari linkungan masyarakat. Sebagai anggota masyarakat sekolah maka murid mempunyai hak untuk memperoleh pendidikan dan pengajaran, mempunyai hak untuk mempergunakan segala fasilitas yang tersedia di sekolah, mempunyai hak untuk memperoleh bimbingan serta mempunyai hak untuk mengikuti kegiatan-kegiatan yang dilakukan          di sekolah maupun di masyarakat.

Selain hak, ia juga mempunyai kewajiban untuk hadir di sekolah mengikuti pelajaran sesuai dengan diwaktunya, mempunyai kewajiban mengikuti ulangan/ujian dan mempunyai kewajiban pula mentaati segala peraturan tata tertib yang berlaku di sekolah. Untuk memelihara hak dan kewajiban murid tersebut, sekolah harus memberikan pelayanan yang wajar agar murid dapat belajar dengan baik dan gurupun dapat melaksanakan tugas mengajarnya dengan efektif.  Dilain pihak, masyarakat harus terbuka menerima segala upaya yang dilakukan oleh sekolah, menjalin dan menerima kerjasama yang lebih baik sesuai keadaan siswa itu sendiri.

Administrasi kesiswaan (murid) yang kita telah uraikan di atas, persoalannya dimulai dari sejak pertama kali murid masuk sekolah, mengikuti pelajaran hingga ia tamat di sekolah itu. Dalam hubungan itu,  sekolah perlu melakukan  beberapa kegiatan  dalam bidang administrasi kesiswaan ini guna menciptakan suasana dan kondisi sekolah yang lebih sukses. Kegiatan tersebut antara lain sebagai berikut:

1.   Kegiatan penerimaan siswa baru

Penerimaan siswa adalah kgiatan awal dan pertama bagi suatu lembaga pendidikan (sekolah). Dengan berpedoman pada kebijaksanaan pemerintah tentang prinsip pemerataan dan pemberian kesempatan belajar seluas mungkin bagi anak usia sekolah (SD, SMP, dan SMTA), maka dalam penerimaannya perlu memperhatikan:

a.    Fasilitas yang tersedia pada masing-masing sekolah.

b.    Usia murid, dengan member prioritas masing-masing:

(a)  Untuk Taman Kanak-kanak berumur antara 3-6 tahun.

(b) Untuk SD, sesuai Surat Dirjen PDM, tgl. 16 September 1975, Nomor: 1.3.030 Kep. 75, pada prinsipnya untuk masuk SD apabila anak sudah berusia 7 tahun, bila semua anak usia         7 tahun telah tertampung maka perioritas penerimaan adalah anak yang berusia 8 tahun, 9 tahun, 10 tahun,        11 tahun, 12 tahun, barulah mereka yang berusia 6 tahun. Dengan adanya kebijaksanaan baru tentang wajib belajar, maka penentuan usia perioritas ini akan ditinjau kembali sesuai kemampuan yang tersedia, terutama tenaga guru.

(c)  SMTP, bagi mereka yang berusia  antara 11-18 tahun.

(d) SMTA, bagi mereka yang berusia  antara 14-21 tahun. Untuk perguruan tinggi diperkirakan usia sekitar 18 tahun ke atas berdasarkan kriteria penerimaan yang ditetapkan oleh  Dirjen Dikti.

c.    Kesehatan jasmani dan rohani calon siswa dengan mempelihatkan hasil pemeriksaan kesehatan dari dokter yang ditunjuk.

d.    Surat Tanda Tamat Belajar (STTB) dan rapor bagi calon siswa SD, SMTP dan SMA, sedangkan untuk calon masuk TK cukup menunjukkan Surat Kelahiran dari Kecamatan atau Akte Kelahiran dari Catatan Sipil. Penerimaan siswa baru biasanya didahului dengan pembentukan panitia penerimaan yang bertugas:

(a)  Menyusun jadwal kegiatan penerimaan

(b) Mempersiapkan formulir pendaftaran

(c)  Menentukan syarat-syarat pendaftaran

(d) Melakukan pendaftaran calon siswa

(e)  Mempersiapkan soal-soal tes saringan

(f)   Mengatur dan menentukan nomor tes, waktu dan tempat tes.

(g) Menentukan jumlah siswa yang akan diterima

(h) Menunjuk evaluator atau korektor hasil-hasil tes.

(i)   Menentukan waktu, tempat dan cara pengumuman dilakukan.

(j)   Mengadakan pendaftaran kembali bagi siswa yang lulus tes.

Secara khusus perlu diperhatikan inteligensi dan kemampuan potensil  siswa yang akan diterima dengan segla latar belakangnya. Pengumpulan bodata dari seluruh siswa yang dapat digunakan sebagai bahan kelengkapan data pendidikan bagi sekolah.

2.   Seleksi calon siswa

Seleksi dilakukan untuk memilih calon siswa yang memenuhi syarat diterima dan siswa yang perlu diper-timbangkan untuk ditolak penerimaannya sebagai siswa                di sekolah tersebut. Seleksi diadakan apabila tidak semua calon siswa yang mendaftar dapat ditampung, karena jumlah yang mendaftar lebih banyak dibanding dengan yang seharusnya diterima. Seleksi dapat diadakan melalui pengamatan terhadap:

(a)  Persyaratan pendaftaran sesuai ketentuan Panitia.

(b) Surat Tanda Tamat Belajar dan nilai rapor (bagi SMTP/SMTA)

(c)  Hasil Hasil seleksi (tes) umum, TKU, tes psikologi.

3.   Persiapan dan Pelaksanaan Tes

Persiapan tes yang penting adalah penyusunan dan penyediaan bahan tes, pengaturan jadwal, ruangan, tempat duduk, pengamat dan penginterview (untuk tes lisan), serta penyusunan tata tertib dan kriteria penilaian yang digunakan.

Pelaksanaan tes, meliputi penyediaan dan pembagian alat tes, pengawasan, tata tertib tes dan pengumpulan hasil-hasil tes. Penentuan calon siswa yang diterima dengan mengadakan pemeriksaan tes, pemberian nilai tes, dan penentuan urutan hasil  tes (ranking).

4.   Pengumuman calon siswa yang diterima

Pengumuman hasil tes selambat-lambatnya dua minggu sesudah berakhirnya tes, kecuali  ada ketentuan lain maka dapat diadakan penundaan selama waktu tertentu. Pengumuman dapat dilakukan melalui papan pengumuman, melalui media surat kabar, TV, radio, atau  pemberitahuan langsung kepada yang bersangkutan.

5.   Pendaftaran calon siswa yang lulus tes

Siswa yang dinyatakan lulus tes wajib mendaftarkan diri sebagai tanda kesediaan dan resmi sebagai siswa di sekolah itu. Karena itu bagi siswa yang tidak mendaftarkan diri dalam batas waktu tertentu dinyatakan gugur dengan sendirinya jika tidak ada dukungan keterangan yang sah (resmi) dari yang berwenang. Pada saat pendaftaran, siswa diberikan bahan-bahan keterangan yang memuat  ketentuan administratif           tata tertib sekolah, besarnya SPP yang harus dibayar, hak dan kewajiban lainnya. Penerimaan siswa harus dilakukan sedemikian rupa sehingga kegiatan belajar sudah dapat dimulai pada pertama tahun ajaran.

Bagi siswa yang pindah (masuk atau keluar) dari satu sekolah ke sekolah lain dapat dilakukan dengan ketentuan, kedua sekolah adalah sejenis, telah mendapat persetujuan dari masing-masing sekolah (baik yang akan dimasuki maupun yang akan keluar), serta syarat-syarat lainnya yang telah ditetapkan.

6.   Perencanaan kelas

Setelah tugas panitia penerimaan siswa telah berakhir, maka Kepala sekolah perlu mengadakan rapat dengan guru-guru untuk menentukan rencana kelas yang harus dipersiapkan, kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan rencana tersebut adalah:

(a)  Pengaturan kelas dan ruang-ruang belajar bagi siswa

(b) Penentuan jumlah siswa setiap kelas serta klasifikasi siswa setiap kelas menurut cara tertentu yang lebih efektif.

(c)  Pengaturan tempat duduk dengan memperhatikan kemmapuan dan keadaan fisik siswa, jarak tempat duduk siswa dengan meja, papan tulis, meja guru, lemari/rak buku dan sebagainya.

(d) Rencana penetapan denah sekolah dengan berbagai perabotnya.

(e)  Penempatan dan penentuan guru-guru wai kelas dengan memperhatikan masa kerja, golongan dan kemampuan guru untuk tugas tersebut.

7.   Hari pertama masuk sekolah

Kegiatan yang perlu dilakukan pada hari-hari permulaan tahun ajaran baru (pada hari pertama siswa masuk sekolah) antara lain:

(a)  Mengadakan orientasi siswa baru dengan memperkenalkan kepada guru-guru, wali kelas, kepala sekolah dan staf sekolah lainnya serta murid-murid lama setiap kelas.

(b) Mengadakan petunjuk dan nasihat-nasihat kepada siswa tentang berbagai hal, misalnya peraturan tata tertib sekolah, cara belajar di sekolah, sistem PBM yang berlaku, sanksi-sanksi bagi siswa yang membuat pelanggaran di sekolah maupun di luar sekolah, kegiatan-kegiatan ekstra kurikuler, tugas dan tanggung jawab guru, kepala sekolah, struktur organisasi di sekolah, dan sebagainya.

(c)  Penjelasan tentang berbagai fasilitas pendidikan dan pengajaran  untuk setiap bidang studi, hak dan kewajiban siswa dalam memanfaatkan fasilitas  dan sumber lainnya.

(d) Penyerahan tata tertib sekolah kepada siswa untuk dibaca, ditanda tangani oleh siswa dan orang tua/wali untuk ditaati sebagaimana mestinya.

(e)  Pertemuan guru-guru dengan orang tua/wali murid dalam rangka pelaksanaan program sekolah serta pembentukan BP3, dsb.

8.   Kenaikan kelas dan Tamat belajar

(a)  Kenaikan kelas

Kenaikan kelas adalah perpindahan siswa dari satu kelas ke kelas lain yang setingkat lebih tinggi dari kelas sebelumnya. Fungsinya sebagai pernyataan bahwa siswa yang bersangkutan telah berhasil menyelesaikan pendidikan pada level sebelumnya dengan menunjukkan prestasi baik. Karena itu ia berhak untuk naik kelas mengikuti proses belajar selanjutnya.

(b) Tamat belajar

Tamat belajar adalah pernyataan berhasilnya siswa dalam jenjang program pendidikan dengan berdasarkan pada nilai akhir EBTA serta pertimbangan nilai-nilai pada semester sebelumnya di kelas terakhir. Kepala siswa yang tamat belajar diberikan penghargaan dengan STTB resmi (sah).

9.   Perpindahan siswa dan keluar sekolah

Seorang siswa dapat saja pindah ke sekolah lain yang sejenis atas lain dari kepala sekolah yang bersangkutan berdasarkan alasan-alasan sebagai berikut:

(a)  Kemungkinan dibukanya sekolah baru yang lebih dekat dengan alamat tempat dimana siswa yang bersangkutan tinggal.

(b) Mengikuti orang tua/wali, karena satu dan lain hal dipindahkan pada daerah tempat pekerjaan yang baru.

(c)  Karena alasan latar belakang sosial-ekonomi orang tua untuk mencari atau pindah pada sekolah yang mampu dijangkau pembiayaannya.

(d) Status sekolah yang bersangkutan dengan keyakinan agama serta  adat  istiadat yang dianut orang tua/wali siswa dsb.

Selain perpindahan tersebut, terdapat pula siswa yang  keluar atau dikeluarkan dari sekolah karena alasan-alasan sebagai  berikut:

(a)  Dibutuhkan untuk suatu pekerjaan tertentu, baik dari   orang tua/wali sendiri maupun oleh  instansi yang yang membutuhkannya karena sesuatu ketrampilan yang ia miliki.

(b) Tidak mampu  menyesuaikan diri, baik karena latar belakang sosial-ekonomi orang tua maupun karena kemampuan mengikuti pelajaran di sekolah itu ternyata karena kemampuan mengikuti pelajaran di sekolah itu ternyata kurang.

(c)  Pengaruh lingkungan remaja dan masyarakat umumnya dengan berbagai tingkah laku dalam versi modern dan negatif ikut mempengaruhi motivasi belajarnya di sekolah.

(d) Kesibukan orang tua/wali yang menyebabkan kurang mampu mengurus anak-anaknya dalam berbagai aspek kehidupan pendidikan.

(e)  Faktor psikologis dan perkembangan fisik anak (siswa).

(f)   Melanggar peraturan tata tertib sekolah yang berulang           kali atau karena melakukan kegiatan onar dan kriminilitas yang dapatmerusak nama baik sekolah, orang tua dan masyarakat.

(g) Perbuatan lain yang tidak terpuji dan meruikan oran lain

(h) Meronrong kewibawaan kepala sekolah, dan pemerintah dsb.

Dalam pengelolaan administrasi kesiswaan diperlukan dukungan berbagai alat kelengkapan ketatausahaan sesuai dengan jenis-jenis kegiatannya. Alat kelengkapan ketata-usahaan tersebut antara lain:

(a)    Buku Pokok Murid

Buku pokok murid biasa juga disebut buku induk atau buku stambuk murid. Buku ini harus ada pada setiap sekolah sejak sekolah itu pertama kali dibuka sampai bubarnya sekolah tersebut (ditutup). Buku ini tetap disimpan oleh kepala sekolah sampai kapanpun, kecuali ada alasan lain yang bersumber dari kebijaksanaan pemerintah untuk diadakan penutupan atau penghapusan dari penggunaannya.

Kegunaan buku pokok murid ini adalah untuk mencatat identitas diri murid dengan segala latar belakangnya termasuk latar belakang keluarganya, karena itu buku ini dirahasiakan bagi orang yang tidak berkepentingan.

(b)    Buku Klapper

Sebagaimana halnya dengan buku induk, maka buku klapper mempunyai kedudukan/fungsi yang penting bagi pengisian buku induk. buku klapper isinya memuat keadaan siswa menurut urutan nama berdasarkan abjad pembuka nama dari siswa yang bersangkutan. Fungsi lain dari buku klapper ialah untuk memudahkan kepala sekolah dalam mengontrol buku induk berdasarkan data yang ada dalam klapper.

(c)     Buku Mutasi Murid.

Buku mutasi digunakan untuk mencatat keterangan tentang perpindahan murid dari sekolah ke sekolah lain maupun bagi siswa yang keluar/tidak melanjutkan studi (dropout).

(d)    Daftar kenaikan kelas

Daftar kenaikan kelas dipergunakan untuk mencatat murid yang naik dari satu kelas  kekelas berikutnya yang lebih tinggi levelnya sebagai bahan dokumentasi sekolah. Isinya memuat pula identitas murid, nilai atau prestasi belajar yang pernah dicapai pada kelas sebelumnya.

(e)    Kartu partisipasinya siswa.

Parsitisipasinya sisiwa dalam berbagai kegiatan belajar mengajar di kelas/sekolah hendaknya oleh guru dicatat          dalam kartu partisipasi. kegiatan partisipasi siswa berupa diskusi, pertunjukan ketrampilan, demonstrasi terhadap sesuatu penemuan baru, serta penyelenggaraan tugas-tugas kelompok dsb. Pencatatan ini berguna untuk pemberian bimbingan dan motivasi belajar serta untuk kepentingan evaluasi bagi guru.

(f)      Buku keliling

Kebanyakan guru disekolah dewasa ini kurang menaruh perhatian terhadap penggunaan buku keliling ini. Ada guru  yang mampu membuat buku keliling ini tetapi tidak tahu untuk apa dan bagaimana memanfaatkannya. Sebagian besar guru yang gagal membimbing muridnya belajar secara efektif-         efisien di luar waktu belajar aktual adalah karena kurang dimanfaatkannya buku keliling tersebut. Buku keliling berfungsi mencatat berbagai kegiatan belajar murid di luar waktu belajar disekolah, serta kegiatan-kegiatan lainnya yang selalu dilakukan murid di rumah dan di masyarakat. Hasil pencatatan ini dapat dimanfaatkan guru dalam rangka pembimbingan selanjutnya    di sekolah.

(g)    Buku catatan harian siswa

Guru yang baik selamanya mempunyai catatan yang lengkap tentang keadaan muridnya. Karena ia sadari bahwa dirinya kurang mampu sebagai manusia biasa untuk mengingat seluruh peristiwa/kejadian yang dialami murid-muridnya. Kejadian sehari-hari yang dialami murid, baik positif maupun yang negative perlu dicatat pada buku catatan harian guru sebagai pelengkap tugas/kegiatan yang harus dilakukan guru setiap hari di sekolah maupun di luar sekolah.

(h)    Daftar identitas murid

Daftar ini digunakan mencatat identitas murid pada suatu kelas atau sekolah, yang berguna untuk pengisian daftar pribadi murid yang lebih bersifat kumulatif. Sedapat mungkin pencatatan ini meliputi seluruh latar belakang siswa yang bersangkutan.

(i)      Buku legger

Buku legger umumnya dikenal sebagai buku rangkuman nilai murid-murid di sekolah. Fungsinya untuk mencatat keseluruhan nilai murid dari seluruh mata pelajaran/bidang studi yang pernah diikuti siswa selama waktu tertentu. Karena dari buku legger ini pulalah seorang guru dapat memperoleh gambaran sampai sejauhmana prestasi yang dicapai seorang siswa, sekaligus sebagai bahan pertimbangan dalam penentusn kenaikan kelas.

(j)      Buku rapor (Laporan pendidikan)

Buku rapor ini berfungsi memebrikan laporan tentang keadaan pendidikan atau prestasi yang dicapai siswa dalam mengikuti program belajar dalam waktu tertentu sepanjang tahun ajaran. Rapor ini disampaikan kepada orang tua/wali murid untuk diketahui kemampuan akhir dari anaknya.

Penentuan nilai rapor diperoleh dari nilai tes subsumatif, nilai kokurikuler dan nilai sumatif. Nilai rapor (N) ditentukan dengan menggunakan rumus sebagai berikut:

                             Keterangan:

                             N  =   Nilai rapor

2p + q + 2r N  =                      5

                             P  =   Nilai rata-rata tes subsumatif

                             Q  =   Nilai rata-rata kegiatan

          kokurikuler

                                                          r   =   Nilai tes sumatif

3. BIDANG ADMINISTRASI PERSONIL

Yang Dimaksud dengan personil ialah orang-orang melaksanakan sesuatu tugas untuk mencapai tujuan. (Ismed Syarief, 1976:38).                    Di sekolah, personil dimaksud adalah semua orang tergabung dalam  suatu kerjasama  pada suatu sekolah untuk mencapai tujuan sekolah yang telah ditetapkan sebelumnya (Ary, H.Gunawan, 1981:6).

Melihat bidang tugas masing-masing personil yang ada di sekolah, maka dapat dikelompokkan atas dua golongan personil, yaitu personil yang bertugas dalam bidang edukatif (guru-guru) dan personil yang bertugas dalam bidang administratif (tenaga administrasi = tenaga tata usaha sekolah). Dalam arti luas, personil sekolah meliputi semua              unsur yang terlibat dalam proses pengelolaan pendidikan di sekolah, yang teridir dari: Kepala Sekolah, guru-guru, karyawan tata usaha, tenaga kependidikan (BK, Pustakawan, Laboran, ahli media, Supervisor, para perencana pendidikan, ahli kesehatan, dsb.), pesuruh, penjaga sekolah, bahkan murid-murid yang belajar di sekolah itu.

Kepala sekolah selaku administrator, wajib menggunakan seluruh personil yang ada secara efektif dan efisien agar tujuan penyelenggaraan pendidikan di sekolah dapat tercapai seoptimal mungkin. Pendayagunaan          ini ditempuh dengan jalan memberikan tugas-tugas jabatan sesuai  dengan  kemampuan dan kewenangan masing-masing personil. Karena itu, adanya job description yang jelas sangat diperlukan oleh setiap personil sekolah.

Personil sekolah adalah unsur penggerak utama dalam usaha mencapai tujuan sekolah. Betapapun baiknya peralatan yang tersedia          di sekolah,  lengkap dan modern tetapi bila pelaksanaannya tidak atau kurang mampu mengoperasikannya, maka hasilnyapun akan tidak            sesuai dengan yang diharapkan. Hal ini disebabkan karena kekurang mampuan kepala sekolah mendayagunakan personil yang ada, disamping keterbatasan dari para personil itu sendiri (kualitas dan kuantitas).

Di dalam proses administrasi personil, umunya dikenal beberapa kegiatan yang sering dilaksanakan diberbagai unit organisasi (kantor atau sekolah), yaitu sebagai berikut:

1.   Recruitment

Langkah awal dari proses penerimaan personil sekolah, adalah dengan mengadakan recruit sebagai usaha pemberian informasi baik langsung maupun dapat dengan melalui berbagai masmedia  (radio, TV, surat kabar, dll) kepada para peminat yang berkompeten. Kegiatan ini dianggap perlu karena jumlah peminat dalam populasi yang besar tetapi dengan ketrampilan yang terbatas.

2.   Seleksi

Pada prinsipnya seleksi diadakan karena jumlah pelamar jauh lebih banyak (besar) dibanding dengan lowongan yang tersedia. Selain               itu untuk mendapatkan tenaga yang benar-benar trampil dan           mampu melaksanakan tugas-tugas sesuai dengan pekerjaan yang dikehendakinya. Bagi sekolah tentunya seleksi ini diadakan untuk mendapatkan tenaga-tenaga guru yang profesional dengan wawasan kompetensi yang diakui dan kewenangan mengajar yang dibutuhkan. Bagi guru seleksi diadakan baik secara lisan, tertulis maupun perbuatan (praktek mengajar bidang studi tertentu). dengan demikian fungsi adalah untuk menyiapkan, memilih dan memperoleh tenaga personil yang tepat dan relevan dengan bidang tugas/pekerjaan tertentu yang diinginkan.

3.   Pengangkatan dan Penempatan

Hasil seleksi yang telah ditetapkan dapat diterima,  diangkat dan ditempatkan sesuai dengan lowongan yang tersedia. calon yang  lolos dalam seleksi diputuskan untuk  diterima, diusulkan pengangkatannya menjadi Capeg selama dalam waktu tertentu.

4.   Orientasi (Induksi)

Calon pegawai yang telah diangkat harus mendapat bimbingan dalam masa permulaan ia bekerja agar dapat menyesuaikan diri dengan situasi tempat kera, cara-cara bekerjasama dengan personil lainnya yang telah ada, sistem kerja dalam struktur dan mekanisme pelaksanaan tugas dan sebagainya. Proses ini berlaku pula bagi pegawai lama yang dipindahkan atau ditempatkan pada suatu pekerjaan/jabatan yang baru.

5.   Bimbingan dan Pengarahan

Untuk mengembangkan tugas/pekerjaan sesuai dengan kebutuhan, maka personil yang telah ditempatkan perlu secara kontinyu diikuti dengan pemberian bimbingan dan berusaha meningkatkan/ mengembangkan potensi-potensi yang ada pada mereka. Peningkatan dan pengembangan  ini dimaksudkan untuk menata personil yang ada secara efektif dan efisien melalui berbagai usaha pemberiaan informasi, intruksi, tugas-tugas latihan, observasi pekerjaan, diskusi dan nasihat, dsb.

6.   Kesejahteraan

Untuk meningkatkan dan memelihara semangat serta hasil              kerja para personil sekolah perlu diberi rasa aman dan puas                  baik material maupun non material agar dapat meningkatkan kesejahteraan hidupnya di tempat dimana ia bekerja.

Kesejahteraan yang bersifat material, misalnya pemberian balas jasa atas jasa yang telah diberikan berupa gaji, insentif, premi, hadiah dan pemberian lainnya yang berwujud material fisik. Sedangkan ksejahteraan yang non materil dapat iberikan dalam bentuk pujian, menetapkan sebagai personil yang teladan dan berprestasi, pemberian piagam penghargaan, kenaikan pangkat istimewa, dan lain sebagainya.

7.   Evaluasi

Untuk mengetahui keberhasilan dan hambatan yang dihadapi        personil sekolah dalam melaksanakan tugas yang telah direncanakan,        maka diperlukan evaluasi yang kontinyu dari pimpinan sekolah            yang berwewenang. Evaluasi hendaknya dilakukan secara adil dan obyektif sesuai kenyataan sehingga data yang diperoleh benar-benar memenuhi kriteria kesahihannya. Mengadakan evaluasi terhadap prestasi kerja personil sekolah dimaksudkan untuk meningkatkan (promosi) dan pengembangan kariernya, karena itu realisasi dari hasil evaluasi ini terlihat sebagi suatu konduite.

8.   Kenaikan Pangkat dan gaji Berkala

Setiap personil, baik yang berstatus sebagai pegawai Negeri, calon pegawai negeri Sipil, maupun tenaga honorer, diberi hak yang sama dalam pemberian gaji, honorer, bonus, dan tunjangan-tunjangan lainnya sesuai dengan peraturan yang berlaku sebagai jaminan/ imbalan atas prestasi yang telah dilakukan dalam bidnag tugasnya. Demikian pula  halnya dengan mereka yang telah memenuhi syarat untuk naik pangkat atau Kenaikan Gaji Berkala (KGB) harus dengan segera diusulkan kenaikannya sesuai dengan syarat-syarat yang berlaku. Oleh karena, dengan pemberian kenaikan pangkat dan gaji berkala yang tepat pada waktunya akan dapat menimbulkan kepercayaan yang besar antara personil dengan pimpinannya, disamping itu prestasi kerja (kuantitas dan kualitas) akan lebih meningkat. Karena itu usul kenaikan pangkat dan gaji berkala harus segera dilaksanakan bila telah tiba waktunya dan telah memenuhi syarat, tanpa ada alasan untuk menunda-nunda kenaikan pangkat dan gaji berkala tersebut tanda ada alasan yang logis.

9.   Pemberhentian dan Pensiun

Pemberehntian terhadap setiap personil sekolah dapat saja terjadi            setiap saat apabila dianggap perlu, dan ini disebabkan oleh berbagai hal. Demikian pula pemberian pensiun bagi personil yang telah mencapai batas usia pensiun.

Untuk pendalaman materi ini dapat dibaca bab terakhir dari diktat/buku ini yaitu: PP. No. 32/1979 tentang Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil dan UU No. 1/1969 tentang Pensiun Pegawai Negeri Sipil.

Selanjutnya, dalam rangka pelaksanaan administrasi personil seorang pimpinan harus mampu meaksanakan ketatausahaan yang teratur dan sistematis dengan menyediakan berbagai buku/daftar seperti:

(a)    Rencana Kerja Tahunan

Pada awal setiap tahun ajaran, kepala sekolah dan guru-guru mengadakan rapat untuk menyusun/mempersiapkan program kerja selama waktu satu tahun untuk dioperasikan selama waktu tertentu.

Fungsinya sebagai pedoman kerja guru dan kepala sekolah sekaligus sebagai program yang memudahkan penilaian dan pembinaan dari Penilik/Pengawas, Tugas kepala sekolah dalam menyusun program ini ialah menjabarkan kegiatan-kegiatan secara terperinci dengan memperhatikan perioritas dari masing-masing kegiatan. Penyusunan rencana kerja ini meliputi          bidang umum, kurikulum, kesiswaan, personalia, perlengkapan/ peralatan, keuangan, ketatalaksanaan dan humas.

(b)    Buku catatan harian guru dan kepala sekolah

Buku catatan harian berguna mencatat segala sesuatu kejadian dan kegiatan yang berhubungan dengan tugas-tugas guru maupun tugas kepala sekolah yang telah direncanakan. Fungsinya untuk mengontrol kegiatan-kegiatan yang telah dilaksanakan dan kegiatan-kegiatan yang belum dilaksanakan sekaligus mencatat hambatan-hambatan yang dihadapi serta cara untuk mengatasinya.

(c)   Daftar riwayat hidup dan riwayat pekerjaan

Daftar riwayat hidup dimaksudkan untuk mencatat berbagai informasi dan keterangan latar-belakang setiap pegawai secara lengkap yang berguna bagi bahan kelengkapan dan dokumentasi sekolah/kantor. Data /keterangan yang perlu dicantumkan dalam daftar riwayat hidup dan pekerjaan ini antara lain:

-          Data kenal diri, masa kerja dan golongan, pengkat dan jabatan, tempat dan tanggal  lahir pegawai, tanggal dan tahun SK pengangkatan  pertama dan SK kenaikan pangkat.

-          Keanggotaan dalam organisasi sosial, parpol dan golkar.

-          Pendidikan dan latihan yang pernah diikuti, baik di dalam maupun di luar negeri, Ijazah, STTB, Sertifikat dan tanda penghargaan lainnya di dalam maupun di luar negeri.

-          Riwayat pekerjaan negeri sebelumnya.

-          Identitas lain, termasuk latar belakang keluarga, dsb.

(d)  Buku Tugas Pekerjaan

Setiap personil skolah yang telah, sedang dan akan melaksanakn tugas/pekerjaan tertentu, baik dinas maupun non dinas perlu dicatat dalam buku tugas, baik buku tugas kepala sekolah maupun buku tugas dari masing-masing guru sesuai dengan tugasnya masing-masing. OLeh karena banyaknya         tugas yang harus diselesaikan, kadang-kadang sebagian tgas terlupakan, sehingga dengan adanya buku tugas ini akan membantu dan memberikan dukungan bagi terselenggaranya semua tugas tersebut dengan baik.

(e)    Daftar Urut Kepangkatan

Sekolah yang mempunyai jumlah personil yang banyak, sangat diperlukan adanya daftar urut kepangkatan yang dapat digunakan sebagai pedoman pengurusan formasi kepegawaian dalam hal promosi, mutasi, penggajian, transfer dan usulan lain yang diperlukan. Dan tujuan dari daftar ini ialah:

-          Sebagai bahan obyektifuntuk melaksanakan pembinaan karier dan sistem prestasi kerja

-          Sebagai formasi kepegawaian dalam mempertimbangkan lowongan tertentu yang perlu diisi dengan segera sesuai dengan kriteria: pangkat, jabatan, masa kerja, latihan jabatan, pendidikan, usia, dan sebagainya.

(f)      Buku cuti

Di setiap sekolah sebaiknya tersedia buku cuti untuk mencatat setiap permohonan untuk cuti, jenis cuti yang diambil, lamanya waktu cuti diberikan. bagi-guru-guru sebenarnya tidak diberikan cuti walaupun itu adalah haknya, tetapi cuti ini dianggap telah disatukan dengan waktu liburan sekolah tahunan yang lamanya sama dengan cuti tahunan atau cuti karena alasan penting.

Cuti bagi pegawai negeri sipil pelaksanaannya diatur dalam PP. No. 24 tahun 1976. Sebagai bahan pendalaman anda dapat membacanya pada bab terakhir dari buku/diktat ini.

(g)    Daftar DP3 (Daftar Penilaian dan Pelaksanaan Pekerjaan)

DP3 adalah daftar yang bersifat rahasia untk personil lain yang tidak berkepentingan, digunakan sebagai pertimbangan yang obyektif dalam pembinaan personil berdasarkan sistem karier dan sistem prestasi kerja, berdasarkan data hasil penilaian dibuat dan dipelihara oleh pejabat penilai di lingkungan keja masing-masing untuk waktu + 5 tahun.

Kegunaannya adalah sebagai bahan untuk melaksanakan pembinaan dan dalam mempertimbangkan kenaikan pangkat, gaji berkala, usul jabatan, mutasi dan sebagainya sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan.

DP3 diatur dalam PP. No. 10 tahun 979 yang anda dapat membacanya pada bagian akhir dari buku/diktat ini.

4. BIDANG ADMINISTRASI KEUANGAN

Sebagaimana kita ketahui bahwa masalah keuangan bagi sekolah sangat diperlukan dalam penyelenggaraan pendidikan. Maju mundurnya seluruh kegiatan pendidikan di sekolah tidak hanya ditentukan oleh kelengkapan  alat-alat yang diperlukan, personil yang cakap dantrampil, gedung sekolah yang lengkap dan modern, tetapi ditentukan pula oleh cukupnya keuangan untuk mengelola seluruh kegiatan pendidikan di sekolah tersebut. Sebab, sekolah yang tidak memiliki dana yang cukup memadai akan sia-sialah program pendidikan di sekolah itu, karena kekuarangan dana mengakibatkan stabilitas pendidikan di sekolahpun akan mengalami kegoncangan. Prestasi kerja personil sekolah akan menurut jika kesejahteraan mereka (gaji, tunjangan, insentif, honorer dll) tidak terpenuhi akibat dari kekurang dana tersebut.

Sehubungan dengan masalah keuangan tersebut, maka sekolah-sekolah harus menyediakan dan menyediakan pengadaan tenaga pengelola keuangan yang trampil yang dapat menangani masalah pembukuan keuangan sekolah tersebut. Keuangan sekolah harus ditata/diatur sedemikian rupa oleh kepala sekolah sehingga dapat memebrikan jaminan atas keamanan dan ketelitian dalam penerimaan maupun pengeluaran. Hal ini berkaitan dengan berbagai alat/kegiatan ketatausahaan keuangan yang perlu ada pada setiap sekolah.

1.     Proses penyusunan anggaran (budgeting)

Perencanaan anggaran untuk suatu sekolah harus disusun dan diusahakan dapat menampung seluruh program dan kegiatan               yang memerlukan pembiayaan, baik menyangkut kegiatan rutin maupun kegiatan pembangunan (proyek). Perencanaan anggaran disusun dengan berdasarkan mata anggaran yang bersumber         dari APBN maupun dari APBD. Anggaran untuk satu tahun diselenggarakan penggunaan dan pengelolaan dalam tahun yang bersangkutan, yang bergerak dari bulan April sampai dengan bulan Maret tahun berikutnya secara sambung menyambung (bergelinding). Perputaran tahun anggaran (budget cyclus) tersebut prosesnya berlangsung sebagai berikut:

a.     Tahap perencanaan

1)   Usul anggaran semua sekolah dihimpun oleh Kandep/Kanwil Dikbud menjadi Daftar Usulan Proyek (DUP) untuk kegiatan yang bersifat pembangunan dan di dalam daftar Usul kegiatan (DUK) untuk kegiatan yang bersifat rutin, yang selanjutnya disampaikan kepada Depdikbud Pusat untuk penyusunan APBN dan kepada Pemerintah Daerah untuk penyusunan APBD.

2)   Semua DUP dan DUK yang telah disusun oleh Departemen disampaikan kepada Direktorat Anggaran Departemen keuangan untuk penyusunan RAPBN. Sedangkan DUP dan DUK dari pemerintah Daerah disampaikan selanjutnya kepada Panitia Anggaran Eksekutif untuk penyusunan RAPBD.

3)   RAPBN disampaikan kepada DPR untuk dibahas dalam rapat Komisis dan diputuskan dalam Sidang Pleno DPR yang hasilnya disahkan dengan Undang-Undang. Sedangkan RAPBD disampaikan kepada DPRD untuk dimusyawarahkan dan disahkan dengan Peraturan Daerah.

b.   Tahap pelaksanaan

1)     Semua RAPBN dan RAPBD yang telah disahkan menjadi APBN/APBD sudah dapat dilakukan langkah administratif untuk mengeluarkan dana tersebut sesuai mata anggaran dan jumlah yang  telah ditetapkan melalui proses sebagai berikut:

-          Instansi/lembaga yang bersangkutan mengajukan permintaan pengesahan Daftar Izin Proyek (DIP) untuk kegiatan yang bersifat pembangunan dan Daftar Isian Kegiatan (DIK) untuk kegiatan yang bersifat rutin, kecuali gaji.

-          Sesuai permintaan tersebut Menteri Keuangan mengeluarkan persetujuan bagi Mendikbud untuk menerbitkan Surat Keputusan Otorisasi (SKO). Untuk APBD kegiatan itu dilakukan oleh Gubernur/Bupati.

2)   Berdasarkan SKO tersebut instansi/lembaga mengadakan penagihan kepada Negara. Selanjutnya Kantor per-bendaharaan Negara (KPN) atau Biro Keuangan untuk  dan APBD menerbitkan Surat Perintah Membayar Uang (SPMU) atau mandat yang mengakibatkan dibayarkannya sejumlah uang untuk pihak yang berhak menerimanya. Untuk APBD pembayarannya dilakukan oleh Kas Negara melalui Bank Indonesia atau oleh Bendaharawan Daerah melalui Bank pembangunan Daerah.

3)   Dana rutin yang dikeluarkan sebagai Uang Untuk ipertanggung jawabkan (UUDP) dikeluarkan sebelum sebelum kegiatan dilaksanakan. dana yang dikeluarkan untuk dipertanggung jawabkan disebut Beban Sementara, sedangkan dana yang dikeluarkan setelah kegiatan dilaksanakan disebut Beban Tetap.

4)   Kegiatan Bendaharawan dalam ketatausahaan keuangan diwujudkan berupa penerimaan, penyimpanan, penggunaan pembayaran dan pertanggungan jawab. Untuk itu bendaharawan berkewajiban membuat/penyelenggaraan pembukuan dalam bentuk Buku Umum, Buku Harian/Buku Pembantu dan Buku Kas Tabelaris.

c.    Tahap Pertanggungan Jawab

1)   Dalam pelaksanaan kegiatan atau setelah kegiatan dilaksanakan, dapat diadakan pemeriksaan keuangan oleh aparat yang berwenang, baik intern oleh atasan bendaharawan (pimpinn proyek) dan dapat juga dilakukan pemeriksaan ekstern oleh DPKN/KPN atau oleh Inspektorat Jenderal/Inspektorat Darah dalam bentuk: Pemeriksaan sebelum uang digunakan dalam pemeriksaan sesudah uang digunakan.

2)   Pemeriksaan dilakukan terhadap bendaharawan yang bertugas menerima, menyimpan, membukukan, mengeluar-kan uang dan mempertanggung jawabkan.

Sumber keuangan lain yang dikelola oleh sekolah adalah dari orang tua murid dalam bentuk SPP, BP3 dan sumber lain dari dermawan. Kepala sekolah selaku pucuk pimpinan harus mampu menjalankan kebijaksanaan agar semua dana dapat dimanfaatkan secara efisien sehingga kegiatan kurikuler maupun ekstra kurikuler dapat terlaksana dengan baik.

2.       Mengerjakan Pembukuan (Accounting)

Pengurusan masalah keuangan adalah sangat rumit dan sulit (kompleks). Karena itu seorang bendaharawan sekolah perlu adanya tata administrasi keuangan yang memadai dalam          hal penerimaan, penyimpanan, pengeluaran dan memper-tanggung jawabkan uang tersebut. Untuk menghindari         terjadinya penyelewengan/penyalah-gunaan keuangan, maka administrasinya bersifat khas dan tidak  boleh dicampur adukkan dengan lain baik antara uang untuk pos yang satu dengan pos yang lain maupun antara pengurusan keuangan dengan pengurusan yang lainnya. Untuk menjaga keamanan keuangan, maka ada beberapa instruksi khusus yang perlu diperhatikan, antara lain:

(a)    Setiap penerimaan dan pengeluaran segera dibukukan tepat pada saat yang tersebut dimasukkan atau dikeluarkan.

(b)   Setiap penerimaan atau pengeluaran harus disertai  tanda bukti penerimaan atau pengeluaran yang sah di atas materai.

(c)    Setiap halaman buku kas harus diberi nomor dan diparaf oleh pemegang keuangan.

(d)   Kesalahan-kesalahan dalam buku kas tidak boleh dihapus, tetapi harus dicoret/digaris kesalahan tersebut dan dibubhi paraf.

(e)    Buku kas dibuka dan ditutup pada setiap akhir bulan/tahun anggaran meskipun tidak ada penerimaan dan pengeluaran, dan sebagainya.

3.   Pemeriksaan keuangan (Auditing)

Pekerjaan bendaharawan adalah menyangkut uang/ kekayaan negara, maka pekerjaan tersebut termasuk pekerjaan yang sangat peka, sehingga setiap saat keadaannya harus  selalu siap diperiksa dan keadaannya selalu cocok dengan kenyataannya. Untuk menjaga keseimbangan  dan kesesuaian yang penggunaan keuangan sekolah, maka kepala sekolah harus menggunakan waktu untuk mengadakan kontrol setiap saat terutama penggunaannya, hal ini dimaksud untuk menghindari penggunaan-penggunaan keuangan yang tidak pada tempatnya, dimana kadang-kadang terjadi penyalahgunaan/penyelewengan karena penempatan/penyaluran yang salah pemeriksaan keuangan dilakukan setiap saat oleh aparat pengawas baik             dari pusat maupun daerah seperti telah dijelaskan di atas,           yaitu dari DPKN, KPN, BPK, Inspektorat Jenderal, Inspektorat Daerah, pimpinan proyek, kepala sekolah (intern) dan mungkin                 juga aparat tersebut di atas sebagai suatu tim khusus, dan sebagainya.

5. BIDANG ADMINISTRASI MATERIAL (PERBEKALAN)

Administrasi materil (perbekalan) diartikan sebagai usaha pelayanan dalam bidang material dan fasilitas kerja lainnya bagi personil dalam satuan kerja di lingkungan suatu organisasi guna meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja, alat perbekalan  (material) yang dikelola dalam bidang administrasi material pada garis besarnya dapat dikelompokkan atas dua golongan sebagai berikut:

a.      Alat-alat perlengkapan (benda) yang habis terpakai yaitu peralatan yang dapat habis dalam waktu relatif singkat bilamana diper-gunakan, misalnya, kertas, kapur tulis, karbon, tinta, dan sebagainya. Barang/benda/peralatan yang habis terpakai tersebut dapat berarti:

(a)    Benar-benar habis atau musnah setelah dipergunakan, seperti bensin, bahan-bahan kimia, kapur tulis, dll.

(b)   Berubah sifatnya dan bentuknya bila dipergunakan seperti  kayu besi, plastik, rotan, spon, karton manila, dsb yang dipergunakan dalam mata pelajaran keterampilan/praktek, sehingga barang tersebut berubah sifatnya dan bentuknya.

(c)    Berubah sifatnya sehingga tidak dapat dipergunakan lagi untuk keperluan yang sama seperti karbon, pita mesin ketik, lampu balon, kertas dalam berbagai bentuk, tip eks, karton sheet, bola volly,  bola kaki, dan lain-lain.

b.    Alat perlengkapan (benda) yang tahan lama yang dapat dipergunakan terus menerus dalam jangka waktu yang cukup, misalnya meja kerja/belajar, bangku/kursi, papan tulis, alat-alat peraga, kendaraan bermotor, mesin ketik, buku-buku pelajaran (buku tes), dan sebagainya.

Klasifikasi alat-alat perlengkapan (benda) tersebut di atas, para ahli membagi pula atas perangkat lunak dan perangkat           keras, alat-alat langsung dan tak langsung, barang-barang           (alat) langsung dan tak langsung, alat-alat administrasi dan alat edukatif, sarana  dan prasarana dan sebagainya. Yang terpenting dalam uraian ini bukan memisah-misahkan alat-alat perbengkelan (benda) itu dalam berbagai klasifikasi, tetapi yang lebih penting adalah bagaimana mengelola alat perlengakapan tersebut  sehingga tahan lama, mudah dioperasikan, praktis dalam penggunaanya, fungsional dalam kebutuhan/bermanfaat langsung secara optimal, pemakaiannya lebih efktif dan efisien dan dapat dipertanggung jawabkannya. Dalam hubungan ini instansi/lembaga harus mengambangkan suatu sistem informasi/komunikasi yang teratur dan tertib karena pengadaan, pemakaian dan pemeliharaan alat-alat tersebut memerlukan sejumlah dana. Informasi yang  tepat dan cepat akan berbagai kebutuhan peralatan dan akan memudahkan kemungkinan disusunnya suatu perencanaan kebutuhan barang yang lengkap, sesuai dengan kebutuhan dan perlengakapan. Karena peralatan yang tidak tepat akan merupakan sumber pemborosan, sebab tidak sesuai sifat pekerjaan yang dibutuhkannya, demikian pula, agar pengadaan alat/pelengakapan harus sesuai dengan yang dibutuhkan (kualitas dan kuantitas) yang dapat meningkatkan daya guna dan hasil guna pengoperasiannya.

Selanjutnya mengenai proses pengadaan dan ketata-usahaan alat-alat perlengkapan, baik menyangkut perencanaan barang, pengadaan, penympianan, pemeliharaan, inventarisasi, penyingkiran (penghapusan), pengendalian dan pertanggung jawaban serta laporan alat-alat perlengkapan tersebut di atas, akan dijelaskan lebih lanjut pada Bab IV buku/diktat ini, hal ini ditempuh untuk menghindari terulangnya materi bahasan yang sama pada tempat yang berbeda dalam tulisan ini.

6. BIDANG ADMINISTRASI GEDUNG SEKOLAH

Administrasi gedung sekolah (school plan administration)         pada umumnya di Indonesia  belum dikelola secara intensif oleh fungsionaris sekolah atau aparat Depdikbud yang berwewenang. Umumnya gedung-gedung sekolah yang didirikan/dibangun hanya untuk memenuhi kebutuhan pelajar sementara, karena kurang memperhatikan kemungkinan pengembangan di masa-masa akan datang, baik bangunan fisik gedung maupun lingkungan dimana sekolah itu dibangun.

Sebuah gedung sekolah bukanlah sekedar tempat murid-murid belajar mencari dan mendapatkan ilmu pengetahuan, tetapi disediakan untuk memenuhi kebutuhan masyarakat  akan pendidikan anaknya yang tidak hanya didewasakan dari aspek intelektualnya tetapi dalam seluruh aspek kepribadiannya yang unik yang sesuai dengan tahap perkembangan dan kebutuhan belajar anak-anak itu sendiri. Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi mendesak dan menggeser cara berpikir para ahli untuk memikirkan tempat belajar yang paling praktis dan efisien. Diperkirakan pada masa-masa akan datang tempat belajar seperti sekolah tidak lagi menjadi pusat perhatian lebih praktis adalah belajar langsung di tempat mana mereka bekerja (bekerja di tempat kerja). Alasan ini dikemukakan karena sekolah dianggap tidak mampu menyediakan kondisi pelajar yang memadai, baik tempat belajar, ruang belajar maupun fasilitas/alat perlengkapan belajar yang menarik minat dan perhatian  anak untuk belajar bagaimana ia belajar. Sekolah hanya menyediakan tempat bagi berlangsungnya wajib belajar, untuk itu, diperkirakan beberapa cara yang terbaik  yang dapat dipakai dalam perencanaan gedung sekolah sebagai alternatif, yaitu:

(a)  Syarat keamanan dan kesehatan lingkungan dimana sekolah itu dibangun.

(b) Persesuaian dengan kurikulum dan kebutuhan akan kegiatan belajar murid-murid sesuai dengaan tahap pekembangannya.

(c)  Fleksiblitas, efisiensi dan ekonomis dalam penggunaannya serta sesuai dengan pandangan hidup yang membuat murid-murid senang dan gembira untuk tinggal belajar di sekolah.

(d) Gedung sekolah sebaiknya tidak didirikan ditempat yang sepi jauh dari kehidupan dan tidak pula ditempat yang penuh keramaian masyarakat dan lingkungan fisik lainnya yang mengganggu kehidupan sekolah.

(e)  Tersedianya air yang bersih (bebas dari kotoran) dan tempat pembuanagan kotoran (sampah) dan kotoran manusia sehingga diperlukan pula kamar kecil (WC) di setiap sekolah/kelas dengan perbandingan 1:50 untuk pria 1:30 untuk wanita.

(f)   Memenuhi persayaratan cahaya  (penerangan) dan warna

-          Cahaya yang menyilaukan dapat melelahkan guru dan murid dalam proses belajar, efisiensi kerja kurang menguntungkan dan dapat merusak indra.

-          Jumlah jendela untuk setiap sekolah minimal disediakan       20% dari luas lantai sekolah itu, cahaya diusahakan tidak langsung mengenai murid-murid, cahaya yang baik untuk belajar + 200 buah lilin.

-          Warna yang baik adalah yang mudah dan lembut dan tidak menyilaukan yaitu dengan daya pantul (50-80%)

-          Udara di atas ruangan tidak boleh terlalu dingin dan tidak         pula terlalu panas, udara yang baik dalam kelas adalah 25,6% dengan kelembaban sekitar 45%. Padahal kelembaban                  di Indonesia rata-rata 70%, karena itu diperlu adanya ventilasi secukupnya.

(g)   Bentuk keseluruhan gedung harus indah dan menarik sesuai dengan keadaan sekitarnya.

(h)   Bentuk sekolah sebaiknya terbuka, misalnya dengan bentuk  seperti huruf I, L, H, U, E, F, T, dan hindari bentuk sekolah seperti huruf O, karena kemungkinan akan mengalami kesulitan bagi pengembangannya dimasa-masa mendatang.

(i)     Konstruksi gedung sekolah harus kuat daya tahannya, menjamin keselamatan penghuninya dan mudah untuk dibersihkan.

(j)     Gedung sekolah harus dibangun diatas tanah yang luas, datar, tidak berbecek/lumpur, dengan memperhatikan jenis program pendidikan yang akan dilaksanakan dan faktor pertambahan jumlah murid (anak usia sekolah) yang akan mendatang.

(k)    Mempunyai ruangan yang memenuhi syarat (baik ukuran maupun jumlahnya). Ukuran umum untuk ruang belajar adalah 7 x 8 m yang dapat ditempati oleh 48 orang murid. Selain ruang belajar perlu juga disediakan ruang kantor, ruang kepala sekolah, ruang guru-guru, ruang perpustakaan, ruang UKS, ruang koperasi sekolah dan kantin, ruang pertemuan, gudang peralatan kantor/sekolah, ruang laboratorium, ruang tamu, ruang kesenian, ruang observasi, simulasi dan demonstrasi, ruang keterampilan, ruang WC, tempat parkir, ruang olahraga dan ruang bermain anak-anak, dan lain sebagainya sesuai kebutuhan.

(l)     Ruang sekolah yang baik harus tersedia berbagai perabot sekolah yang dibutuhkan, baik untuk murid-murid maupun untuk guru-guru dan pegawai tata usaha.

(m)  Gedung sekolah yang baik selalu terpelihara baik kebersihan, keindahan, kesehatan maupun keamanannya sehingga penyeleng-garaan pendidikan dapat berlangsung secara efektif dan efisien sesuai dengan kebutuhan sekolah dan masyarakat.

G.   HUBUNGAN SEKOLAH DAN MASYARAKAT

Kegiatan hubungan sekolah dan masyarakat adalah aktivitas          yang bertujuan untuk menciptakan kerjasama yang harmonis antara sekolah sebagai lembaga pendidikan dengan masyarakat untuk memperoleh simpati dan dukungan serta saling pengertian yang sebaik-baiknya dari masyarakat.

1.   Kecenderungan hubungan.

Mengapa sekolah perlu berhubungan dengan masyarakat?

Telah dijelaskan bahwa sekolah adalah pusat kegiatan masyarakat. Sekolah didirikan oleh masyarakat dengan maksud untuk meneruskan kebudayaan kepada generasi muda agar menjamin kelangsungan hidup masyarakat. Masyarakat juga berkeyakinan bahwa berkat pendidikan di sekolah, taraf dan mutu kehidupan dapat diperbaiki dan ditingkatkan. Disini terlihat antara sekolah dan masyarakat ada kecenderungan yang besar untuk berhubungan akibat adanya ketertarikan kebutuhan tadi. Disatu pihak masyarakat membutuhkan sekolah untuk mengembangkan dan meningkatkan kehidupan kebudayaan dan dilain pihak, sekolah membutuhkan masyarakat untuk memberikan dukungan dan simpatinya terhadap pelaksanaan program pendidikan di sekolah dan menerimanya sebagaimana adanya.

Hubungan antara sekolah dan masyarakat sesuai kecenderungan dan kebutuhan itulah memungkinkan sekolah           dapat mengadakan perubahan-perubahan dalam mengembangkan kepribadian dan sosial anak melalui pengalaman-pengalaman belajar dibawah bimbingan sekolah, baik didalam maupun diluar sekolah. Perubahan dalam pendidikan semacam inilah mengharuskan sekolah mengintegrasikan diri bersama masyarakat, pemerintah dan keluarga (orang tua) sama-sama bertanggungjawab dalam hal pembinaan pendidikan.

Kecenderungan hubungan ini menurut ELSBREE, ada 3 penyebabnya, yaitu: (1) Faktor perubahan sifat, tujuan dan metode mengajar  di sekolah; (2) Faktor tuntutan akan perubahan-perubahan dalam pendidikan di sekolah dan perlunya bantuan masyarakat terhadap sekolah, dan (3) Faktor berkembangnya ide demokrasi bagi masyarakat terhadap pendidikan.

2.   Tujuan hubungan sekolah - mayarakat

a.    Untuk mewujudkan kerjasama dan tanggung jawab bersama dalam pendidikan antara sekolah, masyarakat dan keluarga pada umunya.

b.    Untuk mengembangkan, membina pengertian masyarakat tentang semua aspek, bidang pelaksanaan tugas atau program-pogram pendidikan di sekolah.

c.    Memperoleh partisipasi, dukungan dan bantuan secara konkrit dari masyarakat.

d.    Untuk mewujudkan gagasan-gagasan, ide-ide baru masyrakat melalui program-program kerjasam dengan BP3.

e.    Untuk memajukan kualitas belajar dan pertumbuhan anak, maka keikutsertaan masyarakat dalam berbagai kegiatan sekolah member sumbangan yang besar bagi keberhasilan pendidikan anak.

f.     Untuk meningkatkan tujuan masyarakat dan memajukan kualitas penghidupan masyarakat.

g.    Untuk mengembangkan kegembiraan (anthusiasme) dan membantu program hubungan sekolah dan masyarakat                       di sekolah.

3.   Fungsi dan peranan sekolah dalam masyarakat.

Momentum pembangunan manusia seutuhnya dan pembangunan seluruh masyarakat Indonesia seluruhnya dalam segala aspek kehidupan, adalah merupakan tugas yang sangat berat yang diemban sebagian oleh masyarakat sekolah dewasa       ini. Tugas berat ini kita tidak mampu menghadapinya dengan melakukan kegiatan-kegiatan secara konvensional seperti yang sedang berlangsung dewasa ini, tetapi sekolah harus mampu menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan yang terjadi, baik kurikulum mapun guru-gurunya. Guru harus mampu merubah peranannya agar dapat menyesuaikan diri dengan perkembangan masyarakat yang demikian pesat. Tentunya dengan perubahan peranan otomatis yang terjadi adalah peningkatan pengetahuan, keterampilan, sikap atau nilai yang sesuai pula dengan                dinamika perkembangan masyarakat tersebut, sebab masyarakat membutuhkannya. Perubahan peranan ini agaknya sekolah mengalami banyak kesulitan yang disebabkan oleh:

(a)    Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang pesat, diikuti perubahan akan kebutuhan masyarakat, dimana sekolah kurang mampu menyesuaikan diri dengan perkembangan itu sehingga agaknya jauh ketinggalan.

(b)   Guru-guru sering berhenti untuk belajar dan tidak berusaha untuk menambah pengetahuannya, sementara ilmu pengetahuan melaju terus diberbagai aspek kehidupan manusia.

(c)    Kurikulum yang uniform dan kurang fleksibel sehingga kebutuhan lokal masing-masing sekolah/daerah belum mampu dipantauannya.

(d)   Guru-guru dalam kegiatannya hanya menunggu instruksi dari pihak atasan sebagai akibat dari sistem administrasi kita yang menganut pola birokrasi ynag sebagian besar mematikan inisiatif dan kreatifitas guru-guru.

(e)    Para kepala sekolah, penilik/pengawas sekolah masih kurang dinamis dalam mengadakan supervisi dan monitoring pelaksanaan pengajaran di sekolah, sementara instrument supervisi yang digunakan masih belum mampu meningkatkan kemampan profesional guru-guru karena penilaian dilakukan pada umumnya masih didasarkan atas perasaan.

(f)     Kesempatan mengikuti pendidikan dan latihan (inservice training) bagi guru-guru masih terbatas pada orang-orang tertentu saja.

(g)   Kondisi belajar yang bersifat homogen (tidak bervariasi)        dalam melayani kebutuhan belajar anak menurut irama perkembangannya di sekolah dan di masyarakat.

(h)   Banyak tamatan (alumni) dari berbagai lembaga pendidikan yang menganggur/kurang mendapat pasaran sebagai akibat dari makin sempitnya lapangan kerja yang diadakan.

(i)     Kurangnya dana pendidikan bagi palaksanaan kegiatan operasional (teknis edukatif), kalaupun ada sebagian telah terkuras dalam urusan administrasi, sementara gaji dan kesejahteraan guru belum mampu mencukupi kebutuhan hidupnya.

      Akhir-akhir ini pemisahan sekolah dari masyarakat sudah          mulai berkurang baik di desa-desa maupun di kota-kota karena kesadaran dan pengertian masyarakat sudah mulai terbina dan masyarakat menyadari bahwa masalah pendidikan adalah penting. Dalam keadaan demikian, fungsi sekolah harus diwujudkan dalam kehidupan sehari-hari untuk melakukan fungsi sebagai berikut:

(a)Fungsi Konservatif.

Sekolah bertanggung jawab dalam memelihara dan mengembangkan kebudayaan serta norma-norma yang dianggap baik dan diyakini kebenarannya, seperti  falsafah Negara Pancasila, way of life, melalui pendidikan di sekolah agar anak-anak menjadi pendukung norma-norma untuk kemudian disebar-luaskan kepada generasi berikutnya. Mengkonservasi berarti mengawetkan, melestarikan, menyimpan dan memelihara serta melindungi keasliannya, sehingga masyarakat sekolah dapat memiliki kepribadian     kuat dan budi pakerti yang luhur dalam membina dan mengembangkan nilai-nilai hidupnya. Disini terletak tanggung jawab sekolah untuk memelihara dan meneruskannya melalui kegiatan baik intrakurikuler, ekstrakulikuler maupun kokulikuler.

Contoh yang dapat kita ambil, misalnya pendidikan agama, berisikan ajaran-ajaran yang luhur bagi manusia sepanjang masa, kewarganegaraan/PMP diajarkan untuk menjamin terus terpeliharanya pancasila dihati bangsa. Begitu juga dengan pendidikan kesenian dan kesastraan, pendidikan bahasa Indonesia, bahasa daerah dan lain-lain mata pelajaran yang tepat mengkonservasi unsur-unsur kebudayaan yang kita anggap penting bagi kehidupan generasi muda demi terwujudnya keutuhan wawasan nusantara kita yang makin meningkat dimasa-masa mendatang.

(b)  Fungsi Inovatif

Modernisasi telah menerobos masuk dalam kehidupan manusia dari kota sampai ke pelosok pedesaan yang terpencil, dimaksudkan untuk memperbaiki taraf hidup masyarakat pada umumnya. Sekolah harus turut serta dalam proses modernisasi tersebut dengan mengkristalisasikan norma-norma dan nilai-nilai kepribadian kita untuk dijadikan sebagai filter terhadap modernisasi tersebut tanpa merusak prikehidupan bangsa kita yang mendukung proses modernisasi tersebut. Disini dituntut agar sekolah harus berorientasi kepada pembangunan dan kemajuan (development oriented and progress-orientes) sehingga mampu menyiapkan tenaga kerja yang memiliki watak, pengetahuan dan keterampilan untuk pembangunan bangsa dan negara (basic memorandum).

Bagi guru dan tenaga pendidikan lainya dituntut untuk memiliki wawasan (kompetensi) yang luas dibidang keguruan baik kompetensi profesional (akademik) kompetensi personal, maupun kompetensi sosial (kemasyarakatan) yang diharapkan dapat menjadi guru yang “agent of modernization” dan “agent of innovation” dalam mengembangkan dan memajukan pendidikan yang sesuai dengan kebutuhan masyarakat,         bangsa dan negara. Seperti di negara yang telah maju, misalnya Jepang dan Jerman menjadi negara yang modern         dan tinggi peradabannya atas jasa guru-gurunya, dan hal ini bukan tidak mustahil terjadi pula di Indonesia kalau fungsi inovatif dapat diterapkan disekolah-sekolah.

(c)   Fungsi Selektif

Sekolah-sekolah kita di Indonesia umumnya belum mampu melaksanakan fungsi selektif secara baik dalam menyalurkan anak-anak keberbagai program belajar sesuai dengan bakat  dan kemampuannya. Disamping itu, belum setiap anak mendapat kesempatan akan tetapi karena ketidakmampuan ekonomi orang tua membiayai pandidikan anaknya.  Keadaan ini sebagian daerah memaksa anak-anak meninggalkan bangku sekolah sebelum mendapatkan bekal pendidikan yang cukup untuk memasuki dunia kerja yang layak untuk hidupnya, juga sistem pendidikan kita belum mencapai tingkat yang standard. Demikian pula sekolah-sekolah kejuaruan dan keguruan yang mengembangkan bakat-bakat khusus sangat terbatas.

Dengan berbagai kendala yang dihadapi dunia pendidikan dewasa ini, diperlukan tenaga bimbingan dan konseling yang dapat mengembangkan fungsi selektif ini, yaitu menyeleksi siswa yang memiliki bawaan tertentu (bakat-bakat khusus) untuk pekerjaan tertentu, pemilihan jurusan yang tepat, jenis pendidikan yang sesuai program belajar yang seirama dengan kemampuan dan karakteristik siswa dan fungsi selektif lainya. BK yang baik diperlukan untuk menyalurkan anak-anak kedalam proses pendidikan yang sesuai dengan bakat dan kemampuannya.

Masyarakat diharapkan dapat memberikan dukungan dan partisipasinya terhadap fungsi sekolah ini (fungsi konservatif,  inovatif dan selektif) dan ikut bertanggungjawab dalam pelaksanaannya. dengan demikian antara masyarakat dan sekolah terjalin hubungan kerjasama yang harmonis dalam melaksanakan dan sama-sama bertanggungajawab dalam pelaksanaan fungsi-fungsi tersebut di atas.

4.   Metode Hubungan Sekolah dan Masyarakat.

Metode untuk membina dan mengembangkan hbungan sekolah dan masyrakat dapat dilakukan dengan melalui berbagai cara. Cara yang umumnya masih dianggap baik walaupun masih bersifat tradisional, yaitu memberi penerangan/penjelasan/informasi kepada masyarakat tentang program-program pendidikan di sekolah agar masyarakat memperoleh gambaran yang jelas dan tepat tentang keadaan sekolah yang sebenarnya. Teknik yang digunakan dalam pemberian informasi tersebut yang umumnya ialah melalui:

(a)    Laporan pendidikan di sekolah kepada orang tua murid.

(b)   Buletin sekolah yang terbitkan setiap bulan.

(c)    Penerbitan surat kabar Suara Guru dan Sekolah.

(d)   Pameran sekolah yang disaksikan oleh masyarakat.

(e)    Open house, yaitu mengundang masyarakat untuk mengunjungi sekolah, dan sebaliknya.

(f)     Melalui penjelasan yang diberikan oleh staf sekolah.

(g)   Melalui siaran pendidikan (radio, TV).

(h)   Melalui laporan tahunan.

(i)     Organisasi perkumpulan alumni sekolah.

(j)     Organisasi orang tua murid (BP3).

(k)    Melalui kegiatan ekstrakulikuler.

(l)     Gambaran keadaan sekolah melalui murid-murid.

(m)  Melalui rapat orang tua murid dan sekolah, dan sebagainya.

Dalam kurikulum tahun 1975 tentang Pedoman Administrasi dan Supervisi Pendidikan, Buku III. D, hal. 4, dijelaskan bahwa kegiatan hubungan sekolah dan masyarakat pada umumnya meliputi antara lain:

(a)  Mengatur hubungan sekolah dengan orang tua murid.

(b) Memelihara hubungan baik dengan Badan Pembantu Penyelenggaraan Pendidikan (BP3).

(c)  Memelihara dan mengembangkan hubungan sekolah dengan lembaga-lembaga pemerintahan, swasta dan organisasi sosial.

(d) Memberi pengertian kepada masyarakat tentang fungsi sekolah melalui bermacam-macam teknik komunikasi.

(e)  Hubungan dengan instansi atasannya secara kedinasan. Juga hubungan dengan organisasi profesi yang ada (PGRI).

(f)   Dapat mengembangkan hubungan lebih luas dengan berbagai instansi, lembaga-lembaga masyarakat, organisasi-organisasi sosial dan masyarakat pada umumnya.

8. PERTANYAAN LATIHAN

1.    Kemukakan bidang garapan daripada Administrasi Pendidikan         di sekolah.

2.    Jelaskan pengertian masing-masing bidang aministrasi dibawah ini:

a.    Administrasi Kurikulum/Pengajaran;

b.    Administrasi Kesiswaan/murid;

c.    Administrasi Personil sekolah;

d.    Administrasi keuangan sekolah;

e.    Administrasi material/perbekalan;

f.     Administrasi gedung sekolah;

g.    Administrasi hubungan sekolah-masyarakat.

3.    Sebutkan kegiatan-kegiatan dalam administrasi kurikulum dalam berbagai jenis tugas ketatausahaan yang harus dikerjakan.

4.    Sebutkan dan jelaskan komponen-komponen dalam penyusunan disain instruksional dengan penekanan dimensinya masing-masing.

5.    Susunlah sebuah disain instruksional dengan materi yang berorientasi pada kegiatan CBSA. (materinya dipilih sendiri).

6.    Sebutkan dan jelaskan fungsi BK di sekolah. Kemukakan pula alasn-alasan mengapa BK perlu ada disetiap sekolah.

7.    Datangilah sebuah SD yang mudah dikunjungi. Ambillah absensi (daftar hadir) SD tersebut untuk waktu satu bulan, kemudian hitunglah persensi kehadiran, alpa, sakit dan izin selama satu bulan dan bagaimana keadaan setiap harinya?

8.    Kegiatan-kegiatan apa saja yang sering dilakukan sekolah dalam bidang administrasi murid/kesiswaan? Jelaskan.

9.    Jelaskan hubungan antara buku induk dengan buku klapper, dan dimana letak perbedaan keduanya.

10. Susunlah kegiatan-kegiatan dalam proses kepegawaian dalam bentuk sebuah matriks, jelaskan masing-masing kegiatan tersebut.

11. Jenis kegiatan apa saja yang harus ada di sekolah dalam hubungan dengan pengelolaan keuangan sekolah?

12. Ceriterakanlah bagaimana proses penyusunan rencana anggaran sekolah hingga proses pertanggung jawabannya melalui prosedur yang sebenarnya.

13. Kemukakan jenis-jenis alat perlengkapan yang ada pada setiap sekolah dan jelaskan bagaimana pengelolaannya?

14. Syarat-syarat apa saja yang diperlukan bagi sebuah gedung sekolah yang baik menurut anda?

15. Jelaskan menurut pendapat anda sesuai dengan kenyataan yang ada dewasa ini, bagaimana kecenderungan hubungan antara sekolah dan masyarakat?

16. Mengapa sekolah perlu berhubungan dengan masyarakat? Apa tujuan yang diinginkan dan apa pula manfaatnya?

17. Peranan apa yang perlua ada pada setiap guru untuk dapat menyesuaikan diri dengan perkembangan masyarakat?

18. Metode apa yang anda anggap paling efekti dalam membina hubungan sekolah dan masyarakat tersebut? Jelaskan.

19. Jelaskan fungsi dan kegunaan dari hubungan sekolah dengan masyarakat yang berkaitan dengan fungsi konservatif, fungsi inovatif, dan fungsi selektif bagi sekolah.